MICROSOFT 365 MANAGEMENT SOFTWARE
M365 Lifecycle Management
Lifecycle Management ist die wichtigste Funktionalität einer Microsoft 365 Management Software. Über das Lifecycle Management kontrollieren wir, was mit den Workspaces in Zukunft geschieht. Microsoft 365 Teams ist eine ausgezeichnete Collaboration Plattform. Anwender können rasch und unkompliziert Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit erstellen und pflegen. Werden Arbeitsräume nicht mehr genutzt, sollten diese auch wieder gelöscht oder archiviert werden.
Das Lifecycle Management erkennt die Aktivität oder Inaktivität auf Microsoft Gruppen, Gästeaccounts, Teams oder aber auch ganz normale SharePoint Seiten und löst dann die entsprechende Policy zur Löschung oder Archivierung der Inhalte aus. Der Inactivity Threshold ist dann, der Wert nach wievielen Tagen Inaktivität die Policy ausgelöst wird.
Check Inactivity Threshold
Das Lifecycle Management erkennt die Aktivität oder Inaktivität auf Microsoft Gruppen, Gästeaccounts, Teams oder aber auch ganz normale SharePoint Seiten und löst dann die entsprechende Policy zur Löschung oder Archivierung der Inhalte aus. Der Inactivity Threshold ist dann, der Wert nach wievielen Tagen Inaktivität die Policy ausgelöst wird.
Das Lifecycle Management kann die Inhalte automatisch archivieren / löschen oder aber auch über einen Workflow zuerst bei den Besitzern des Inhaltes die Entscheidung dafür erfragen. Die Besitzer können dann die Verweildauer des Inhaltes verlängern. Das kann über eMail aber auch über Teams Chat Notifikation geschehen.
Die wichtigsten Nutzenfaktoren des Lifecycle Management sind:
01
Reduktion der IT Administration
Reduktion der IT Administration von manuellem löschen oder archivieren von nicht mehr benötigten Inhalten. Diese Admin Aufgabe ist zeitlich sehr aufwendig. Man schätzt pro Arbeitsraum einen mittleren Zeitaufwand von min. 1 - 2 Stunden.
02
Optimierung der M365 Speicherplatz Kosten
Speicherplatz in der Microsoft 365 Cloud ist teuer. Das Lifecycle Management sorgt dafür, dass nicht mehr benötigte Inhalte automatisiert und zeitnah keine Kosten mehr verursachen.
03
Optimierung der Benutzerfreundlichkeit
Nicht mehr benutzte Inhalte tragen nicht zur Benutzerfreundlichkeit bei. Der Anwender bekommt in zunehmenden Masse immer mehr Informationen, welche eigentlich schon obsolet sind. Das Lifecycle Management reduziert den Informationsgehalt auf das wesentliche und steigert damit die Anwendungsfreundlichkeit vom Microsoft 365.
Orchestry Definition einer Lifecycle Policy
Orchestry Lifecycle Policy Cockpit
Beweggründe warum Sie eine Microsoft 365 Management Software evaluieren sollten.
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