Der Lieferantenaktenplan

Elemente eines Lieferantenaktenplanes

Der Lieferantenaktenplan beinhaltet alle relevanten geschäftskritischen Dokumente zu einem Lieferanten. Der Aktenplan ist vorgangsorientiert, d.h. zu jedem Microsoft Dynamics 365 Vorgang gibt es ein Äquivalent im Strukturbaum des Aktenplanes.

Erklärungen zum Strukturbaum des Lieferantenaktenplanes

Aktenplanstruktur
Aktenplanstruktur

Die Aktenplanstruktur ist eigentlich frei definierbar. Wir haben aber einen "Best Practice" Ansatz umgesetzt, welcher in den häufigsten Fällen funktioniert. 

Wir sind in der Lage die Aktenplanstruktur über mehrere Firmen (Mandanten) in kurzer Zeit zu erstellen und umzusetzen.

Strukturgruppen
Strukturgruppen
Der Lieferantenaktenplan beinhaltet die Strukturgruppen:
  • Purchasing / Einkauf
  • Delivery / Lieferungen
  • Certifications / Nachweisdokumente
  • Teams

Unter den Gruppen findet man die entsprechenden Microsoft Dynamics 365 Vorgänge wieder. Z.B. <Purchase Order> Vorgänge unter der Gruppe <Purchasing>. 

Teams ist eine spezielle Gruppe und gibt die Inhalte eines unter dem Lieferanten erstelltes und archiviertes Microsoft Team wieder.

Register
Register
Die Register bieten ein schöne und effiziente Möglichkeit rasch Vorgänge zu öffnen.
Trefferliste
Trefferliste

Die Trefferlisten entsprechen der SharePoint Ansichten. Hier können die Dokumente einfach gefiltert, gesucht und sortiert werden. 

Die Trefferlisten zeigen alle Dokumente an, unabhängig von definierten Ordnerstrukturen und Unterstrukturen.

Vorgänge
Vorgänge

Vorgänge sind immer abhängig von einem Stammdatensatz z.B. Lieferant => Purchase Order. 

Die Vorgänge korrespondieren immer mit den Masterdata eines führenden Systems, z.B. zum Verkaufsvorgang im ERP System oder zu einem Servicevorgang im ServiceNow.

Die Vorgänge und deren Dokumente lassen sich direkt im führenden System z.B. Microsoft Dynamics 365 anzeigen.

Ein separates Suchen nach Dokumenten ist nicht mehr notwendig.

Navigationspfad
Navigationspfad
Der Navigationspfad (Breadcrump) dient dazu zu wissen, wo man sich im Aktenplan gerade befindet und zur aufwärts Navigation.
Dokumentenvorschau & Hochladen
Dokumentenvorschau & Hochladen
Mit der Dokumentenvorschau bietet der Aktenplan mehr als nur eine Vorschau auf das Dokument. Es ermöglicht das "Durchblättern" durch die Trefferliste von Dokumenten. So wie in einem physischen Ordner, wenn man Dokumente durchblättert.
Volltextsuche
Volltextsuche

Über die Volltextsuche kann rasch über alle Kunden und Vorgänge, sowie Dokumente und deren Inhalte gesucht werden.

Z.b. das Verzweigen in einen anderen Sales Order Vorgang eines anderen Kunden, indem man einfach nur die Sales Order Nummer eingibt. 

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Sie möchten eine Präsentation und mehr über den Kundenaktenplan erfahren, dann bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen kostenlosen Termin.