MICROSOFT 365 MANAGEMENT SOFTWARE
Welche Hauptkriterien gibt es bei der Evaluation einer Microsoft 365 Management Lösung?
Zunächst einmal muss die Microsoft 365 Management Lösung zu folgenden Fragen eine Antwort geben:
- Wie einfach ist es die Lösung zu implementieren?
- Wie einfach ist die Lösung in der Anwendung?
- Wie sieht das Endbenutzer Interface aus und wird es vom Anwender auch als gut befunden?
Die obigen 3 Themen immer im Hinterkopf, kombiniert mit der Erfüllung der technischen Anforderungen für ein Unternehmen, wird Sie zum Erfolg führen und Ihnen ein System geben, welches einen echten Mehrwert zum Standardmicrosoft 365 bieten wird.
Sie sollten die Anforderungsliste für die 3 Gruppen:
- Microsoft 365 Administratoren
- Power Users
- Governance & Risk Manager
gewichten, denn die Sichtweisen zur Bewertung auf die einzelnen Funktionen, sind durchaus unterschiedlich. Nur so erhalten Sie dann eine ausgewogene Bewertung, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.
Die Hauptthemen aus technischer Sicht, welche Sie in einer Evaluation adressieren müssen, sind:
Hosting Options
Die Softwarelösung sollte dem Unternehmen die Wahl zwischen verschiedenen Hosting Optionen lassen, z.B. Online oder selbst gehostet. Damit können Sie Datenschutz oder Risk Themen adressieren.
weiter lesen...Erweiterbarkeit
Die Erweiterbarkeit betrifft den eigentlichen Erstellungsprozess (Provisionierung) von Arbeitsräumen und Microsoft Teams, d.h. wenn diese über ein führendes System z.B. Microsoft Dynamics D365 oder ServiceNow automatisiert, erstellt werden sollen (API). Aber auch innerhalb z.B. der Policy Definitionen z.B. Lifecycle soll via WebHook Aufrufen, der Prozess einfach erweitert werden können.
Beispiel der Erweiterbarkeit
Reporting & Analytics
Für die Administratoren aber auch für Poweruser ist ein Dashboard zur Ermittlung der Verwendungszwecke wichtig. Es ist z.B. wichtig inaktive Arbeitsräume zu erkennen oder Arbeitsräume, welchen einen externen Zugriff besitzen, etc…
weiter lesen...Governance Unterstützung
Spezifische Themen zur Governance Unterstützung sind Namenskonventionen, Gästezugriff, automatisierte Archivierung oder Löschung, Gewährleistung der Informationssicherheit, etc…Die Umsetzung von Governance Richtlinien bedeutet im Standardmicrosoft viel Aufwand. Dieser soll möglichst minimiert und automatisiert werden.
Provisionierung
Unter Provisionierung versteht man den eigentlichen automatischen Erstellungsprozess z.B. eines Teams und all seiner benötigten Ressourcen. Dieser Prozess ist im Standardmicrosoft 365 nicht anpassbar. Eine Anpassung dieses Prozesses mit den Spezialwünschen eines Unternehmens muss definierbar sein. Z.B. dynamisches Vorlagenmanagement.
Arbeitsraumverzeichnis
Man benötigt ein zentrales Arbeitsraumverzeichnis für SharePoint Seiten und auch Microsoft Teams mit zusätzlicher Metadaten Unterstützung und intelligenter Filterung, damit der Anwender immer sehr rasch zu seinen Daten findet.
weiter lesen...Workspace Directory
Microsoft unterstützende Dienste
Folgende Microsoft Dienste sollten vollumfänglich unterstützt sein, weil diese nämlich eng in Microsoft 365 verzahnt, sind:
- Microsoft 365 Groups
- Microsoft Teams
- SharePoint Online
- OneDrive
- Power Automate
- Power Apps
- Azure Active Directory
- Exchange Online
- Yammer
Benutzerzufriedenheit
Für den Anwender sollte die Lösung möglichst ohne Schulung bedienbar sein und mobil. Auch für die Administratoren sollte die Lösung, die notwendigen Informationen anhand von Dashboards rasch und übersichtlich zur Verfügung stellen.
Template Management
Ein intelligentes Template Management ist äußerst wichtig, weil damit nachgelagerte immer wiederkehrende administrative Aufgaben für die IT wegfallen werden.
weiter lesen...Lifecycle Management
In einer mittleren bis größeren Firma werden Anwender tausende von Arbeitsräumen erstellen. Die Anzahl der Arbeitsräume ist aber technisch begrenzt und kostet Speicherplatz und damit Geld. Es ist also wichtig, dass durch die Vergabe eines Regelwerkes verwendete Ressourcen entweder automatisiert gelöscht oder archiviert werden können.
weiter lesen...Lifecycle Dashboard
Gäste Management
Die Zusammenarbeit mit externen Partnern außerhalb der Organisation ist ein sicherheitsrelevantes Thema. Über die Microsoft Standard Administration ist dieses Thema nur mit sehr viel Aufwand zu bewältigen. Hier muss das System Unterstützung bieten, sodass Verwaltung aber auch Reporting automatisiert sind.
weiter lesen...Gäste Dashboard
Big Picture
Die Lösung sollte das ganz große Picture aufzeigen. Der Markt für solche Lösungen ist in Bewegung und Microsoft 365 wird auch immer ständig mit neuen Funktionen erweitert. Die Lösung sollte nicht nur einen Teil des Spektrums abbilden, sondern sollte das gesamte Microsoft 365 unterstützen.
Beweggründe warum Sie eine Microsoft 365 Management Software evaluieren sollten.
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