Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Viele Firmen führen derzeit gerade Microsoft 365 Teams ein. In diesem Artikel möchte ich darlegen, dass Sie mit Microsoft 365 alles haben um Dokumente effizient digital zu verwalten.

Mit Microsoft 365 können Sie Dokumentenmanagement.

Aber der Reihe nach, was sind dann überhaupt die wichtigsten Vorteile eines modernen Dokumentenmanagement Systems (DMS). Was muss es können und kann das Microsoft 365 ?

Effiziensteigerung

Es wird immer noch sehr viel mit Papier gearbeitet. Das beginnt mit den Belegen wie Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung bis hin zu den Zertifikaten und sonstigen Bescheinigungen. Die Firmen fangen an, das Papier zu digitalisieren und es entstehen digitale Dokumente. Das bedeutet eine Reduzierung des Papierverbrauchs und der physischen Lagerkosten, aber nicht nur, es bedeutet auch eine Veränderung der Arbeitsweisen der Mitarbeiter.

Aber digitale Dokumente wollen schnell aufgefunden werden können und das gelingt nur durch eine strukturierte Ablage- und Suchmethodik. Das einfachste sind natürlich Arbeitsräume mit Ordnerstrukturen, aber die Zusammenarbeit zwingt uns zu neuen Ablagesystemen, wo wir auch mit Tagging wie in einem Internetshop arbeiten können. Microsoft 365 kann sehr gut mit Tagging umgehen und Dokumente auch automatisiert Verschlagworten.

Arbeitsprozesse mit digitalen Dokumenten müssen automatisiert werden können. Dies macht man mit Workflows. Mit Powerautomate steht wohl eines der Funktionsreichsten und meist genutzten Workflowsysteme im Microsoft 365 zur Verfügung. Und mit der Power Plattform lassen sich ganz neue Anwendungen entwickeln, die früher noch viel Aufwand und Geld kosteten.

Verbesserte Zusammenarbeit

Nun Microsoft Teams ist spätestens seit "Corona" in aller Munde und die weltweite Verbreitung und Nutzung dieser App für die Zusammenarbeit hat sich durchgesetzt. Die Meeting Qualitäten von Microsoft Teams sind unbestritten. Aber im Bereich der Dokumentenverwaltung lässt sich hier noch einiges verbessern. Aus der Zusammenarbeit entstehen neue digitale Dokumente oder bestehende Ablagen müssen genutzt werden können. Hier haben wir mit MetaShare eine Lösung geschaffen, die es erlaubt, einen Überblick über alle Teams und Ablagen und alle Dokumente zu bekommen. Sie bekommen eine Ordnung in das Dokumentenchaos. MetaShare ist eine auf dem Microsoft Search aufbauende App. Wir tun also nichts anderes, was Microsoft 365 eigentlich schon kann, nur ist es im Standard Benutzerinterface nicht implementiert.

Erhöhte Sicherheit

Digitale Dokumentenverwaltung hat hohe Ansprüche an Zugriffskontrollen und Berechtigungen, um sensible Informationen schützen zu können. Auch Verschlüsselung und sichere Speicherung der Dokumente ist wichtig. Die Protokollierung von Zugriffen und Änderungen stellen die Nachverfolgbarkeit sicher.

All diese Funktionalitäten sind im Standard Microsoft 365 inbegriffen.

Hohe Integrationsfähigkeit

Ein Dokumentenmanagement System benötigt eine hohe Integrationsfähigkeit in andere geschäftskritische Prozesse und Applikationen, z.B. den Rechnungseingangsprozess ins ERP, oder die Belegablage von Angeboten, Aufträgen und Bestellungen aus dem ERP, oder eine Vertragsverwaltung oder auch Integrationen in das Qualitätsmanagement. Mit den Shareflex Produkten der Firma Portal Systems AG sind auch solch hoch skalierbare Ablagen in Microsoft 365 einfach umsetzbar.

Gesetzeskonforme Ablage

Ein immer wieder gehörtes Argument gegen Microsoft 365 ist, dass damit kein rechtskonformes Archiv erstellt werden könne. Das ist einfach falsch! Lassen Sie sich nicht falsch informieren. Microsoft 365 hat ein ausgefeiltes Compliance Modul, dass keine Wünsche übrig lässt. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und Compliance Richtlinien sind jederzeit umsetzbar. Was Microsoft nicht Out-of-the-Box bietet, sind sogenannte Rechtsgutachten, welche die Technik der Archivablage vor dem Gesetzgeber des jeweiligen Landes bescheinigt. Das hat aber mit der Cloudablage zu tun und weniger mit Microsoft 365. Hier kann Microsoft nicht einfach für jedes Land und jede Gesetzgebung ein Papier liefern, welches die Revisionssicherheit bescheinigt. Das ist aber nicht weiter schlimm, man muss einfach daran denken den Archivierungsprozess in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten und durch den Treuhänder genehmigen zu lassen.

Kunden- oder Anwenderzufriedenheit

Nun welche offensichtlichen Verbesserungen muss denn ein Dokumentenmanagement für einen Kunden erbringen?

- Es muss möglich sein schnelle und präzise Bearbeitung von Kundenanfragen jeglicher Art basierend auf Dokument Inhalten beantworten zu können.

- Der Zugriff auf relevante geschäftswichtige Informationen muss jederzeit gewährleistet sein.

- Optimierung der Prozesse und auch eine Verbesserung der Servicequalität sind Ergebnisse eines DMS.

Kostenersparnis

Ein Dokumentenmanagement System soll helfen Kosten einsparen zu können und die Mitarbeiter effizienter zu machen. Die Suche nach Informationen frustriert manchmal die Mitarbeiter, weil Sie die Dinge nicht so rasch finden. Es benötigt Zeit und frustriert. Die Anwendung eines DMS muss Spassmachen und die Mitarbeiter finden rasch die Dinge, die Sie gerade für Ihre Tätigkeit brauchen. Dadurch ergeben sich effizientere Abläufe und Prozessoptimierungen, was wiederum Kosten spart.

Zuletzt will man natürlich auch eine Reduzierung der Ausgaben für Papier, Druck und physische Lagerung minimieren.

All dieses kann man mit Microsoft 365 Standard tun. Sie benötigen kein extra DMS System, wenn Sie schon Microsoft 365 lizenziert haben!