Private oder freigegebene Kanäle im Microsoft Teams sollten mit Bedacht verwendet werden. Sie eignen sich nicht als Dokumentenablage hinsichtlich Archiv oder Langzeitspeicherung.

Sie können dann verwendet werden, wenn in einem Microsoft Team hinsichtlich Zugriffeinschränkungen und separatem Chat Bedürfnisse bestehen. Sie eignen sich ausschliesslich für die Zusammenarbeit in einem eingeschränkten Benutzerkreis und sind meist nur temporärer Natur und sollten später wieder aufgelöst werden.

Private oder freigegebene Kanäle sind also eine Microsoft Teams spezifische Funktionalität und eignen sich ausschliesslich für die Nutzung solange der Anwender im Microsoft Teams bleibt. Von einer Anwendung der privaten oder freigegebenen Kanälen als Dokumentablagen ausserhalb Microsoft Teams ist dringend abzuraten.

Nachfolgend möchte ich Ihnen Argumente an die Hand geben, wann bei der Anwendung von Private oder freigegebenen Kanälen Vorsicht geboten ist:

Grund # 1: Automatisch erstellte Webseiten

Immer wenn ein Privater oder freigegebener Kanal erstellt wird, wird im Hintergrund aus technischen Gründen eine eigene Webseite erstellt. Dieser Prozess ist automatisch und zu 100% von Microsoft Teams kontrolliert. Das gilt auch, wenn der Kanal von dem Besitzer wieder gelöscht wird. So wird auch automatisch diese Webseite gelöscht. Die Administration vom Lifecycle von solchen Webseiten ist also nicht durch Compliance Regeln abdeckbar. Der gesamte Zweck dieser SharePoint-Websites besteht also darin, Dateien sicher für private und freigegebene Kanäle speichern zu können. Die Tatsache, dass sie in der Regel hauptsächlich über die Teams-Oberfläche zugänglich sind, bedeutet, dass diese Websites als Create-and-Forget-Typen gedacht sind.

Der Anreiz könnte z.B. gross sein, solche Webseiten und Dokumentablagen in die Hub Struktur und damit mit dem Firma Intranet zu verbinden. Das ist aber etwas was die Administratoren nicht wirklich tun können. Auch eine Einbindung in ein zentrales Dokumentenmanagement ist nicht zu bewerkstelligen, weil eben die Dokumente in einer eigenen Webseite gespeichert werden.

Webseiten von privaten Teams-Kanälen werden nicht im Bereich “Aktive Websites” im SharePoint Admin Center angezeigt. Jeder private Kanal in Microsoft Teams hat seine eigene SharePoint-Website, die separat verwaltet wird, um sicherzustellen, dass der Zugriff auf die Dateien nur für Mitglieder des privaten Kanals möglich ist.

Grund # 2: Verwaltung von Berechtigungen

Der andere wichtige Grund dafür, diese Websites nicht für etwas anderes zu verwenden, ist die Tatsache, dass Sie Berechtigungen auf diesen Websites nicht wie auf normalen Websites verwalten können. Wenn Sie dies versuchen, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Grund # 3: Keine Verbindung zum Hub herstellbar

Ein anderer wichtiger Grund ist, dass Sie die Websites nicht mit dem Hub verbinden können. Sie können die übergeordnete Teamwebsite mit dem Hub verbinden, jedoch nicht mit einzelnen Kanalwebsites des Typs Privat oder freigegeben.

Grund # 4: Webseiten können nicht extern freigegeben werden

Dies hängt irgendwie mit Grund # 2 zusammen - Berechtigungsverwaltung. Wenn Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt entscheiden, die von privaten oder gemeinsam genutzten Kanälen erstellte Website extern zu teilen, können Sie dies nicht tun. Sie können zwar die externe Freigabe auf einer SharePoint-Website im SharePoint Admin Center aktivieren, dies jedoch nicht für private oder freigegebene Websites. Um genau zu sein, gibt es Möglichkeiten, dies zu tun, aber sie sind mit wichtigen Einschränkungen verbunden:

1. Wenn Sie die gesamte Website des privaten Kanals extern freigeben müssen, müssen Sie einen externen Benutzer zum gesamten Team einladen und diesen externen Benutzer dann als Mitglied eines privaten Kanals einladen
2. Wenn Sie die gesamte Shared Channel-Site extern freigeben müssen, muss Ihre IT-Abteilung für jede Organisation, mit der Sie zusammenarbeiten möchten, direkte B2B-Verbindungen einrichten.

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie zwar keine ganzen Websites (die von diesen Kanälen erstellt wurden) extern freigeben können, Benutzer jedoch weiterhin einzelne Dateien und Ordner extern freigeben können.

Fazit: Ich schlage Ihnen vor Private oder freigegebene Kanäle für das zu verwenden für was diese entwickelt wurden, nämlich zur kurzfristigen Zugriffs eingeschränkten Chat und Dokumentenablage in einem Microsoft Team mit Fokus auf die Zusammenarbeit. Nach getaner Arbeit sollten diese Kanäle wieder gelöscht werden.

Es gibt jedoch eine Möglichkeit, dasselbe wie mit privaten oder freigegebenen Kanälen zu erreichen, jedoch völlig skalierbar und in Einklang mit den Microsoft Compliance Regeln. Wir praktizieren das mit unserer Lösung "Zentrales Dokumentenmanagement". Anstatt einen privaten oder freigegeben Kanal zu erstellen, erstellen wir ein gesondertes Microsoft Team und verlinken dieses mit dem Parent Team. Damit bleiben wir im SharePoint Standard und erreichen aus Anwendersicht ziemlich das gleiche Verhalten.