Wie man Microsoft Teams Dokumente automatisiert in einer zentralen gesetzeskonformen Ablage archiviert.
Nehmen wir an, sie arbeiten bei Ihrer Projektarbeit mit Microsoft Teams kollaborativ mit anderen zusammen. Das kann z.B. in ihrer IT-Abteilung mit den IT-Projekten sein oder im Verkauf- oder im Produktionsprozess etc...
Es stellt sich die Frage, was nach getaner Projektarbeit mit der Projektablage geschehen soll?
Vielleicht sind diese Informationen auch für andere Mitarbeiter später einmal nützlich?
Zentrale Ablage für alle Microsoft Teams Projektdokumente
Wie wäre es, wenn wir einen Prozess etablieren, der die Microsoft Teams Dokumente automatisiert nach Fertigstellung des Projektes, z.B. in die zentrale IT-Ablage oder in unserem Beispiel einer Immobiliengesellschaft, die abgeschlossenen Bauprojekte automatisiert in die dafür verlinkte Liegenschaftsablage transferiert. Damit ist sichergestellt, dass alle relevanten Informationen auch bei Anwendung von Microsoft Teams am Schluss zentralisiert für den allgemeinen Gebrauch zur Verfügung stehen.
Der Prozess den wir entwickelt haben, verläuft in etwa den nachfolgenden Schritten:
- Wir erstellen ein Microsoft Team ab Vorlage, z.B. eine Bauprojektvorlage
- Wir verlinken das gerade erstellte Bauprojekt mit der zentralen Siedlung- oder Liegenschaftsablage.
- Das Bauprojekt bekommt bei der Erzeugung eine Policy zugeordnet, die bewirkt, dass nach 180 Tagen der Inaktivität im Bauprojektteam, dieses Bauprojekt dem Besitzer zur Archivierung vorgeschlagen wird.
- Der Besitzer bekommt per Workflow eine Benachrichtigung und kann die Bauprojektablage entweder verlängern oder archivieren.
- Wird das Bauprojekt archiviert, dann verschieben wir automatisiert alle Dokumente inklusiver Metadaten und Ordnerstruktur in die dafür gekennzeichnete Langzeitablage, in diesem Falle die verlinkte Liegenschaftsablage.
Was sind die Vorteile:
- Alle in Microsoft Teams erarbeiten Dokumentationen stehen nach Abschluss der Projekte automatisiert in einer zentralen Ablage, z.B. In Ihrer Abteilungsablage oder in unserem Beispiel in der Liegenschaftsablage zur Verfügung.
- Das Suchen nach den Dokumenten kann nach wie vor, wie gewohnt nach den ursprünglichen Projektinformationen erfolgen (für den Anwender ändert sich nichts), obwohl dieses Projekt eigentlich gar nicht mehr existiert. Das geht, weil die Dokumente die vererbten Metadaten vom Microsoft Teams Projekt nach wie vor besitzen.
- In der Langzeitablage kann bequem nach den Teams basierenden Projektdokumenten und anderen Projekten gefiltert werden.
- Keine Dokumente gehen verloren.
- Der Zugriff auf das Wissen wird zentralisiert gewährleistet.
- Die gesetzeskonforme Archivierung von Projektdokumentationen aus Microsoft Teams ist gewährleistet.
Die nachfolgenden Screenshots zeigen den Vorgang exemplarisch auf:
Ich definiere bei der Erstellung des Projektes oder später die <Verlinkt zu> Eigenschaft. In diesem Falle definiere ich, dass das Projekt in den Arbeitsbereich <Alpenblick> verschoben werden wird. Der Arbeitsbereich Alpenblick ist gesetzeskonform archiviert.
