Der Umzug von einer Netzwerkdateiablage auf Microsoft 365 Teams und SharePoint markiert einen grundlegenden Wandel im Umgang mit Dokumenten. In diesem Artikel beschreibe ich einen typischen Migrationsprozess und versuche, Sie auf die Probleme und die neuen Möglichkeiten von Microsoft 365 hinzuweisen.

Die Migration von einer Netzwerkdateiablage zu Microsoft 365 bietet zahlreiche Vorteile:

• Zugänglichkeit und Zusammenarbeit: Mit Microsoft 365 können Dokumente von überall und auf jedem Gerät abgerufen werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit, da mehrere Benutzer gleichzeitig an denselben Dokumenten arbeiten können.
• Versionierung und Nachverfolgbarkeit: Microsoft 365 bietet umfassende Versionierung Möglichkeiten, sodass Änderungen an Dokumenten nachverfolgt und frühere Versionen wiederhergestellt werden können.
• Sicherheit und Compliance: Microsoft 365 bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen und Compliance-Tools, die sicherstellen, dass Daten geschützt und gesetzliche Anforderungen erfüllt werden.
• Integration und Automatisierung: Die nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Tools wie Teams, Outlook und OneDrive ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise und die Automatisierung von Prozessen.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Microsoft 365 ist skalierbar und kann an die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe angepasst werden.
• Such- und Metadatenfunktionen: Mit SharePoint und OneDrive können Microsoft Teams, Arbeitsräume und Dokumente mithilfe von Metadaten strukturiert und leicht wiedergefunden werden.

Nachfolgend beschreibe ich die verschiedenen Schritte die bei einem typischen Migrationsprozess vorkommen.

Die Migration gleicht einem Umzug in ein neues Zuhause. Durch die neuen Möglichkeiten können Sie ihr Zuhause besser und schöner gestalten. Sie sollten ein architektonisches Neudesign ihrer zukünftigen Dokumentenablage planen und dieses mit einem Prototypen von den Anwendern gutheissen lassen.

Ihr neues Zuhause besitzt nicht nur ein Laufwerkdateisystem und eine hierarchische Ordnerstruktur, sondern es besteht aus vielen Arbeitsräumen (z.B. Microsoft Teams), hier unten im Bild durch die Boxen dargestellt. Natürlich haben Sie nach wie vor Ordnerstrukturen, wenn Sie wollen, aber auch neue Funktionen wie Kanäle, welche dazu dienen, dass die Kommunikation kanalisiert werden kann und sie weniger mit dem eMail zu arbeiten brauchen. Mit Microsoft Teams erhalten Sie eine Zusammenarbeitsplattform (Collaboration) mit Meeting, Telefonie, Dokumentenablage, Chat, etc... Zusätzlich aber gibt es auch ganz normale Arbeitsräume (z.B. Abteilungsablagen) welche im Standard SharePoint als Webseite abgebildet werden.

Die nachfolgende Grafik zeigt in etwa den Unterschied zu einer Netzwerklaufwerksablage. Im Microsoft 365 existieren sehr viele Arbeitsräume (durch Boxen dargestellt), welche Dateisysteme enthalten, aber auch andere Funktionen beherbergen, z.B. Chat, Kanäle, Meetings, Webseiten, etc...

Mit diesen Informationen lässt sich ein Arbeitsraumverzeichnis aufbauen mit dem der Anwender sehr rasch den jeweiligen Arbeitsraum oder seine Microsoft Teams suchen und finden kann.

Bestimmte Metadaten vom Aktendeckel vererben wir vollautomatisch auf die Dokumente, welche im Arbeitsraum gespeichert werden, z.B. Der Arbeitsraum Name, die Firma, die Geschäftseinheit, der Geschäftsprozess, die Liegenschaftsbezeichnung, etc... Wir tun dies, damit das Dokument weiss wohin es gehört. Das ganze hat auch regulatorische Gründe, indem man Dokumente eindeutig einem Geschäftsprozess zuweisen kann.

Die Metadatenvererbung ermöglicht auch eine Arbeitsraum übergreifende Dokumentensuche, d.h. der Anwender sucht ein Dokument nach bestimmten Kriterien und findet den entsprechenden Arbeitsraum mit seinen mit geltenden Dokumenten.