Dokumente dort managen, wo gearbeitet wird – oder zentral im DMS?

In vielen Unternehmen ist die Dokumentenwelt zweigeteilt: Auf der einen Seite lebt der ERP‑Kontext (Bestellung, Auftrag, Projekt). Auf der anderen Seite steht das unternehmensweite DMS/ECM mit Akten, Governance und Records‑Management. Die Frage, die ich in Projekten am häufigsten höre: „Sollen wir Dokumente direkt im ERP steuern – oder sie im DMS zentral führen und nur anbinden?“

Im Umfeld von Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM (vormals F&O) gibt es dafür zwei etablierte Ansätze:

1) FlexxStore: Der eingebettete DMS/ECM‑Client in D365

Kerngedanke: Anwender bleiben im ERP. Dokumente werden kontextbezogen am Geschäftsobjekt angezeigt und abgelegt – ohne Systemwechsel.

Was das in der Praxis bedeutet:

• Automatische Archivierung interner ERP‑Dokumente (SSRS, Electronic Reporting, Lasernet, Docentric) während ihrer Erzeugung; gleichzeitig erfolgt die Referenzierung auf den jeweiligen Geschäftsfall.
• Externe Belege (E‑Mail, Scan, Drag&Drop) werden direkt in D365 erfasst und mit Metadatenpflichten je Dokumenttyp sauber angereichert.
• SharePoint‑Anbindung: Mit dem FlexxStore‑Connector lässt sich Microsoft 365 SharePoint als Archivsystem anbinden.

Vorteile auf den Punkt gebracht:

• Zero‑Search: Relevante Dokumente erscheinen am Vorgang.
• Keine Medienbrüche: Ablage & Anzeige an genau der Stelle, wo gearbeitet wird.
• Best‑of‑Breed: FlexxStore integriert sich mit MetaShare in Ihre Microsoft 365‑Umgebung – für maximale SharePoint‑Power.

2) Klassische DMS/ECM‑Integration (generisch)

Kerngedanke: Das DMS/ECM bleibt die führende Content‑Plattform mit Governance, Aktenlogik und Records‑Management; D365 wird angebunden.

Was das in der Praxis bedeutet:

• Dokumente werden im DMS erfasst, klassifiziert und aktenbasiert organisiert; D365 sieht diese Inhalte über Connectoren/Adapter (z. B. Buttons/Reiter/Webviewer/App im ERP).
• Integrationsmuster: OData, Custom Services, Recurring Integrations, Power Platform – abhängig vom jeweiligen DMS‑API und der Datenmenge.

Vorteile auf den Punkt gebracht:

• Starke Governance/Records‑Management: Richtlinien, Aufbewahrung, Disposition zentral im DMS.
• Unternehmensweite Konsistenz: Einheitliche Aktenstrukturen über ERP hinaus (Verträge, HR, Legal, Teams etc.).

Trade‑offs:

• Kontextbruch möglich: Anwender springen zwischen ERP und DMS‑UI.
• Connector‑Pflege: Abhängigkeit von Release‑Zyklen beider Welten
• Berechtigungen: Zwei unterschiedliche Rechtesysteme sind zu implementieren.

Entscheidungshilfe: Fragen, die Klarheit schaffen

1. Wo arbeiten Ihre Anwender primär? Im ERP oder im DMS?
2. Welche Prozesse sind dokumentengetrieben? Einkauf/Projekt/Service im ERP vs. abteilungsübergreifende Akten im DMS.
3. Wie wichtig ist Zero‑Search im Vorgang? (Kontextanzeige in D365 vs. DMS‑Suche)
4. Welche Compliance‑Anforderungen (Records‑Mgmt, Aufbewahrung, Zugriffssicherheit,DSG/DSGVO/GoBD) müssen im System abgebildet werden?

Wenn Prozesse im ERP dominieren und Medienbrüche vermieden werden sollen, liegt der Vorteil klar beim FlexxStore‑Ansatz: direkte UI‑Einbettung, automatische Archivierung der ERP‑Reports und kontextbezogene Anzeige.

Für unternehmensweite Governance und komplexe Aktenlogik bleibt die klassische DMS‑Integration unschlagbar – oft ist die Kombination beider Welten der beste Weg: ERP‑nahes Arbeiten mit FlexxStore + zentrale DMS‑Integration, verbunden über Microsoft 365 Standards.