In diesem Artikel befasse ich mich mit den unterschiedlichen Ablagemöglichkeiten Ordnerstruktur oder Taxonomie (Metadaten). Immer noch ist es ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Beschaffung/Implementierung von Dokumentenmanagement Systemen.

Metadaten sind strukturierte Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. Sie beschreiben die Eigenschaften und Merkmale von Daten und Dokumenten. Sämtliche Applikationen im Internet basieren auf Metadaten, z.B. in einem Shopsystem suchen Sie Ihre Artikel nach Metadaten.

Eine Möglichkeit, eine Struktur für Dokumente zu erstellen, besteht darin, eine Ordnerstruktur in den Dokument Bibliotheken von SharePoint zu erstellen. Einige der Nachteile dieses Ansatzes sind:

1. Jedes Mal, wenn Sie eine neue SharePoint-Website oder eine neue Dokument Bibliothek innerhalb einer SharePoint-Website erstellen, müssen Sie zunächst Zeit für die Erstellung der Ordnerstruktur aufwenden.
2. Um eine konsistente Navigationsstruktur in Ihrer gesamten Organisation zu erhalten, müssen alle Ordnerstrukturen auf den verschiedenen Websites/Bibliotheken aktualisiert werden, sobald Sie sich entscheiden, Änderungen an Ihrer Struktur vorzunehmen.
3. Ein Ordner in einer Dokument Bibliothek ist eindimensional (ein Dokument kann nur zu einem Ordner gehören) und daher müssen Sie sich für eine Struktur entscheiden, mit der sich alle wohl fühlen. In Wirklichkeit möchten Benutzer Dokumente auf unterschiedliche Weise finden, je nachdem, wonach sie gerade suchen. Zum Beispiel, in einer Situation, wenn man nach einem Dokument sucht, ist eine Prozessstruktur geeignet, aber in der nächsten Situation wäre eine Dokumenttypstruktur sinnvoller oder vielleicht eine Struktur von Technologien. Bei einer eindimensionalen Struktur besteht auch ein großes Risiko, dass Kopien von Dokumenten in verschiedenen Ordnern abgelegt werden.
4. Es gibt Einschränkungen hinsichtlich der Tiefe von Ordnerstrukturen in Microsoft SharePoint. Die vollständige URL eines Dokuments darf maximal 400 Zeichen lang sein, und die URL besteht aus dem Pfad der Websites + dem Namen der Dokument Bibliothek + der Ordnerstruktur + dem Dateinamen. So kommt es bei der Arbeit mit tiefen Ordnerstrukturen sehr oft vor, dass Dokumente weder gespeichert noch geöffnet werden können, da die maximale URL überschritten wurde.
5. Da der Ordnerspeicherort eines Dokuments Teil der URL eines Dokuments ist, ändert sich die URL des Dokuments, wenn ein Dokument zwischen Ordnern verschoben wird.
6. Die Ordner, in denen sich Dokumente befinden, können nicht als Filter und/oder Spalten auf Suchergebnisseiten angezeigt werden, sodass Sie z. B. keine Liste aller Dokumente anzeigen können, die sich in einem Ordner mit dem Namen "Anweisungen" auf allen Websites/Arbeitsbereichen befinden. Wenn jedoch alle Dokumente mit einer Metadatenspalte namens "Dokumenttyp" versehen sind, können Sie nach allen Dokumenten suchen, die mit "Anleitung" gekennzeichnet sind.
7. Ordner können keine Metadaten besitzen und Dokumente darin lassen sich daher im Microsoft SharePoint Standard nicht nach Ordnerkriterien suchen. Der Anwender ist gezwungen Ordner um Ordner nach einem Dokument zu durchsuchen.
8. Mitarbeiter, welche die Ordnerstruktur nicht kennen, fällt es schwer sich darin zurecht zu finden. Die Integration von externen Gastanwender ist daher schwierig.
9. Im Microsoft 365 SharePoint werden Ordnerstrukturen nicht archiviert. D.h. das kann regulatorische Konsequenzen nach sich ziehen. Nur Metadaten zu den Dokumenten können archiviert werden.
10. Starre Ablagestrukturen mit Ordnern verhindert eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Generationen. D.h. die Generation Z, welche sich die Metadatensuche aus dem Internet gewöhnt ist, hat Akzeptanzprobleme mit starren Ablagestrukturen.

Die Frage ist nun, warum Microsoft Teams mit Ordnerstrukturen arbeitet und nicht mit Metadaten? Die Antwort ist einfach - Metadaten benötigen Anwender- oder Projekt spezifische Anpassungen. Das benötigt Vorarbeit und ein Konzept.

Es gibt nicht nur schwarz oder weiss, Ordnerstruktur oder Metadaten, es gibt auch eine Zwischenlösung Ordnerstruktur mit Metadaten angereichert. Ein solches hybrides Ablagesystem scheint mir die beste Lösung zu sein, es allen Parteien richtig machen zu können.

MetaShare ist ein App die genau diese Problematik löst. MetaShare ist eine Ergänzung zu Microsoft 365 Teams/SharePoint und als Addon App konzipiert. Mit MetaShare erhalten Sie den zentralen Zugang zu allen Teams/Arbeitsräumen und auch Dokumenten über alle Teams/Arbeitsräume hinweg. MetaShare unterstützt auch das hybride Ablagesystem Ordner/Taxonomie.

Shareflex ist eine Vorgangsbasierende Geschäftsanwendung für die Ablage von Dokumenten z.B. Geschäftsvorgängen wie z.B. Bestellungen, Rechnungen, etc... inklusive ERP Integration. Solche Anwendungen lassen sich aus technischen Gründen gar nicht mehr mit einer starren Ordnerstruktur lösen. Shareflex basiert vollständig auf Metadaten und Metadatenvererbung.