MICROSOFT 365 MANAGEMENT SOFTWARE
Arbeitsraum Verzeichnis
Standard Microsoft 365 kennt kein Verzeichnis für Teams und SharePoint Seiten. Wenn es schwierig ist Teams oder Arbeitsräume zu finden, dann neigt der Benutzer dazu ein neues Team oder Arbeitsraum zu erstellen. Das führt zu Dubletten und Unübersichtlichkeit und frustriert die Anwender, wenn sie zuviel Zeit für das Auffinden der Information investieren müssen.
Die Hauptnutzen Funktionen eines Workspace Verzeichnisses sind:
01
Verzeichnis über alle Teams und Arbeitsräume
Ein zentrales und einfach zu durchsuchendes Verzeichnis aller Teams, aber auch aller SharePoint Arbeitsräume fehlt im Microsoft 365 Standard.
02
Verhinderung von Dubletten
Wenn man gezielt in einem Verzeichnis nach einem bestimmten Thema suchen kann und es dann auch findet, dann reduziert man die Schattenablagen oder Dubletten. Das erhöht die Benutzerakzeptanz.
03
Zusätzliche Metadaten
Teams und SharePoint Arbeitsräume haben im Standard Microsoft 365 keine Metadaten z.B. Company, Business Unit, Business Process, etc... Wir müssen Teams und SharePoint Arbeitsräume mit zusätzlichen Metadaten bei der Erstellung verschlagworten können, damit wir später auch gezielt danach suchen können und nicht nur nach dem Namen des Teams oder Arbeitsraum. Z.B. ich suche ein Team welche der Business Unit und dem Business Process XY angehört...
04
Mobile Unterstützung
Ein wichtiger Aspekt ist die Unterstützung und Nutzung eines Verzeichnisses von unterwegs mit mobilen Geräten. Schliesslich möchte man rasch mal im Zug z.B. eine Präsentation nachschlagen können.
05
Unterstützung für Teams aber auch SharePoint Arbeitsräume
Microsoft 365 unterstützt die Erstellung von Teams, Team Sites (normale Seite, welche nachträglich zum Team gemacht werden kann), SharePoint Online Seiten z.B. eine Communication Site. Das Verzeichnis soll alle Arbeitsraumtypen auflisten.
Tipp: Vererbung der Metadaten auf die DokumenteArbeitsraum Metadaten sollten vererbar auf die Dokumente sein,dann kann man auch ein Dokument-Verzeichnis aufbauen.
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Workspace Directory
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