MICROSOFT 365 MANAGEMENT SOFTWARE
Gäste Management
Das Hinzufügen von externen Benutzern zu einem Microsoft Team gehört zu einer der gefragtesten Funktionen im Microsoft 365. Schliesslich will und muss man in einer Zusammenarbeitsplattform mit Anwendern ausserhalb der eigenen Organisation Informationen austauschen können. Microsoft hat das hinzufügen von Gästen sehr einfach implementiert. Ist das Hinzufügen von Gästen einmal erlaubt, gibt es hierfür keine Governance Richtlinien. Das kann zu Sicherheitsrisiken führen.
Mit dem Gäste Management erhalten Sie die Übersicht über alle Gäste in Ihrem Tenant, die Kontrolle über die Verweildauer, aber auch über den Erstellungs- oder Zuteilungsprozess von Gästen.
Mit dem Gäste Management erhalten Sie die Übersicht über alle Gäste in Ihrem Tenant, die Kontrolle über die Verweildauer, aber auch über den Erstellungs- oder Zuteilungsprozess von Gästen.
Die Hauptfunktionen eines Gäste Management sind:
01
Sicherheit & Compliance
Der Hauptzweck besteht darin, Einblick in alle Guest-Benutzer zu geben, welche in Ihren M365-Mandanten eingeladen wurden, einschließlich Informationen darüber, worauf sie Zugriff haben, wer sie eingeladen hat, wann und warum. Auch der Prozess zum Hinzufügen von Gästen kann gemäss Ihren Unternehmensrichtlinien definiert werden.
02
Überprüfung des Gastzugriffes
Bestehende Gastzugriffe lassen sich durch einen Überprüfungsprozess kontrollieren und umgehend entfernen, falls der Zugriff nicht mehr erforderlich ist oder Risiken birgt.
03
Informationen über Gäste
Wir können klar definieren mit welchen Informationen ein Gast in unserer Organisation erstellt werden kann. Z.B. Firma, Details zum Gast, verantwortliche Person für den Gast, etc...
Die technischen Funktionen eines Gäste Management sind:
01
Zugriffsberechtigungsvergabe
Die Zugriffsberechtigungsvergabe kann durch einen Workflow, z.B. an den Eigentümer des Arbeitsraumes delegiert werden.
02
Gästeanfragen
Gästeanfragen sind durch eine Richtlinie (Policy) genau definierbar.
03
Gästeüberprüfung
Die Überprüfung der Verweildauer von Gästen in Arbeitsräumen kann automatisiert werden. Z.B. periodisch durch einen Reviewprozess, oder wenn der Gast inaktiv ist, oder einfach gezielt auf einen Gastzugang.
04
Gäste Namenskonventionen
Wir können Namenskonventionen für einen Gastzugang in der Richtlinie definieren, sodass alle notwendigen Daten erfasst werden müssen und auch die Verantwortlichkeit für den Gast geregelt ist.
05
Gäste Reporting
Wir haben unterschiedliche Möglichkeiten für das Reporting aller Gäste, sodass wir wissen auf welche Ressource sie Zugriff haben und wie, wie oft sie Zugreifen, ob sie den Zugriff noch benötigen, etc...
06
Gäste Verweigerung
Man hat die Möglichkeit durch ein Domain Blocking bestimmte eMail Adressaten von Gastzugriffen auszuschliessen.
Exemplarische Erstellung eines Gastes zu einem Arbeitsraum:
Beweggründe warum Sie eine Microsoft 365 Management Software evaluieren sollten.
Gäste Management
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