Suchen und Finden von Dokumenten im Microsoft 365 perfektioniert
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Beim Suchen und Finden von Dokumenten ist der SharePoint Search das beste Mittel dazu. Wir benötigen aber gut verschlagwortete Dokumente mit den richtigen Metadaten. Wie gelingt uns das ?
Automatisierte Verschlagwortung und Vererbung ist der Schlüssel zum Erfolg. Dafür gibt es folgende Techniken die wir implementiert haben:
Automatisierte Verschlagwortung und Vererbung ist der Schlüssel zum Erfolg. Dafür gibt es folgende Techniken die wir implementiert haben:
- Ein Arbeitsraum (WebSiteSammlung oder Webseite) benötigt auch Metadaten, nicht nur Dokumente. Haben Arbeitsräume Metadaten lässt sich ein Arbeitsraumverzeichnis aufbauen. Standard SharePoint hat diese Funktionalität nicht.
- Die Metadaten der Arbeitsräume müssen auf die Dokumente welche in den Arbeitsräumen abgelegt werden automatisch vererbt werden. Somit weiss das Dokument zu welchem Arbeitsraum und z.B. zu welchem Geschäftsprozess es gehört. Das ist unter anderem evt. auch für regulatorische Anforderungen wichtig. Auch hierfür lässt sich dann ein Dokumenten-Cockpit aufbauen.
Automatische Verschlagwortung und Vererbung von Metadaten
Arbeitsraum Verzeichnis
Denken Sie an ein Projekt- oder Prozessaktenverzeichnis oder einfach an einen grossen Schrank mit vielen Ordnerakten darin. Um rasch eine Akte finden zu können, benötigt man ein Verzeichnis.
Das sind Metadaten die man beim Erstellungsprozess einem Arbeitsraum individuell zuweisen kann. Im SharePoint standard lassen sich einem Arbeitsraum (SiteCollection/Site) aber keine Metadaten über das Benutzerinterface hinzufügen. Dies lässt sich nur programmtechnisch tun.
MetaShare hat den standard SharePoint entsprechend erweitert, dass dies nun möglich ist. Nachfolgend exemplarisch ein Beispiel einer Arbeitsraumerstellung:
Ohne Metadaten kein Verzeichnis
Arbeitsäume benötigen also Metadaten um später effizient danach suchen zu können, also z.B. Company, Business Unit, Business Prozess, Owner, etc...Das sind Metadaten die man beim Erstellungsprozess einem Arbeitsraum individuell zuweisen kann. Im SharePoint standard lassen sich einem Arbeitsraum (SiteCollection/Site) aber keine Metadaten über das Benutzerinterface hinzufügen. Dies lässt sich nur programmtechnisch tun.
MetaShare hat den standard SharePoint entsprechend erweitert, dass dies nun möglich ist. Nachfolgend exemplarisch ein Beispiel einer Arbeitsraumerstellung:
Erstellen, Suchen und Finden eines Arbeitsraumes mit Metadaten
Globale Dokumentensuche
Die Dokumentensuche ist nicht nur auf den Dateinamen oder Inhalt eines Dokumentes beschränkt, sondern wir können Dokumente auch nach den Metadaten der Arbeitsräume filtern. Somit muss der Anwender nicht wissen in welchem Arbeitsraum sich sein gesuchtes Dokument befindet. Auch muss er nicht zuerst dahin navigieren.
Es macht Sinn die Arbeitsraum Metadaten auch auf die einzelnen Dokumente automatisch zu vererben, damit jedes Dokument weiss zu welchem Arbeitsraum und z.B. Geschäftsprozess es gehört. Für Firmen mit hohen regulatorischen Anforderungen ist dies eine Anforderung.
Es macht Sinn die Arbeitsraum Metadaten auch auf die einzelnen Dokumente automatisch zu vererben, damit jedes Dokument weiss zu welchem Arbeitsraum und z.B. Geschäftsprozess es gehört. Für Firmen mit hohen regulatorischen Anforderungen ist dies eine Anforderung.
Dokumentensuche im Arbeitsraum
Beim Suchen und Finden von Dokumenten in einem Arbeitsraum können wir gleichzeitig mit einer Ordnerstruktur, aber auch Metadaten arbeiten. MetaShare verbindet die zwei Welten Ordnerablage und Metadatensuche auf intelligente Weise.
Möglichst wenig Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
Der Aufwand für die Verschlagwortung von Dokumenten mit Metadaten muss so gering wie möglich sein, damit die Anwender das System auch nutzen.
MetaShare besitzt eine intelligente automatisierte Verschlagwortung aus dem Suchkontext. D.h. man sucht und filtert zuerst nach Dokumenten oder dem Ablageort und die Verschlagwortung geschieht dann aus dem Kontext der Suchabfrage völlig ohne jeglichen Aufwand, durch automatisierte Vererbung.
MetaShare besitzt eine intelligente automatisierte Verschlagwortung aus dem Suchkontext. D.h. man sucht und filtert zuerst nach Dokumenten oder dem Ablageort und die Verschlagwortung geschieht dann aus dem Kontext der Suchabfrage völlig ohne jeglichen Aufwand, durch automatisierte Vererbung.
Suchen und Finden von Dokumenten in Microsoft 365
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