Suchen und Finden von Dokumenten im Microsoft 365 perfektioniert
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Für das Suchen und Finden von Dokumenten ist die SharePoint-Suche das wirkungsvollste Werkzeug. Voraussetzung dafür sind jedoch sauber und konsistent verschlagwortete Dokumente mit den richtigen Metadaten. Doch wie erreichen wir das?
Der Schlüssel liegt in der automatischen Verschlagwortung und Metadatenvererbung. Dafür haben wir folgende Mechanismen implementiert:
1. Metadaten für Arbeitsbereiche als Grundlage
Nicht nur Dokumente, sondern auch Arbeitsbereiche (Websitesammlungen oder Websites) benötigen eigene Metadaten.
Erst wenn Arbeitsbereiche strukturiert beschrieben sind, lässt sich ein Arbeitsbereichsverzeichnis aufbauen, das als zentrales Navigations- und Steuerungselement dient.
Standard‑SharePoint bietet diese Funktionalität in dieser Form nicht.
2. Automatische Vererbung von Metadaten auf Dokumente
Die Metadaten eines Arbeitsbereiches werden beim Hochladen oder Erstellen eines Dokuments automatisch auf dieses übertragen.
Dadurch ist jederzeit ersichtlich:
- zu welchem Arbeitsbereich ein Dokument gehört
- welchem Geschäftsprozess oder welcher Business Unit es zugeordnet ist
- welche organisatorischen oder regulatorischen Attribute gelten
Diese automatische Vererbung schafft Transparenz, erleichtert das Auffinden und erfüllt zugleich potenzielle Compliance‑ und Regulatorik‑Anforderungen.
Darauf lässt sich zusätzlich ein Dokumenten‑Cockpit aufbauen, das organisationsweite Sichtbarkeit über alle Dokumente hinweg bietet.
Automatische Verschlagwortung und Vererbung von Metadaten
Arbeitsraum Verzeichnis
Stellen Sie sich ein Projekt- oder Prozessaktenverzeichnis vor – oder ganz klassisch einen grossen Schrank voller Ordner. Damit man eine bestimmte Akte schnell findet, braucht es ein Verzeichnis. Genau dasselbe gilt für digitale Arbeitsräume.
Ohne Metadaten kein Verzeichnis
Arbeitsbereiche benötigen Metadaten, um später effizient gefunden und gefiltert werden zu können – etwa:
- Company
- Business Unit
- Business Process
- Owner
- weitere organisationsspezifische Attribute
Diese Metadaten werden einem Arbeitsbereich idealerweise bereits beim Erstellungsprozess individuell zugewiesen.
Herausforderung im Standard‑SharePoint
Im SharePoint‑Standard lassen sich Arbeitsräumen (Site Collections / Sites) über das Benutzerinterface keine eigenen Metadaten hinzufügen.
Dies ist nur programmatisch möglich und daher für Anwender wie auch Administratoren in der Praxis kaum nutzbar.
MetaShare schafft hier Abhilfe
MetaShare erweitert SharePoint so, dass Arbeitsbereiche einfach über das UI mit Metadaten versehen werden können.
Auf diese Weise entsteht ein strukturiertes, durchsuchbares Arbeitsbereichsverzeichnis – die Grundlage für effizientes Navigieren und Auffinden.
Arbeitsraum Metadaten
Es ist sinnvoll, die Metadaten eines Arbeitsraums – gewissermassen der Aktendeckel – automatisch auf alle darin enthaltenen Dokumente zu vererben. So weiss jedes Dokument eindeutig, zu welchem Arbeitsraum und beispielsweise zu welchem Geschäftsprozess es gehört. Für Unternehmen mit hohen regulatorischen Anforderungen ist diese Transparenz nicht nur hilfreich, sondern oftmals zwingend notwendig.
Durch die automatische Vererbung aller Aktendeckel‑Informationen auf die einzelnen Dokumente lassen sich nicht nur Arbeitsräume im Verzeichnis schnell identifizieren, sondern auch Dokumente selbst effizient und kontextbezogen auffinden.
Globale Dokumentensuche
Die Dokumentensuche beschränkt sich nicht nur auf Dateinamen oder den Dokumenteninhalt. Zusätzlich können Dokumente anhand der Metadaten ihrer Arbeitsbereiche gefiltert werden. Dadurch muss der Anwender weder wissen, in welchem Arbeitsbereich sich das gesuchte Dokument befindet, noch zuerst dorthin navigieren.
Es ist daher sinnvoll, die Metadaten eines Arbeitsbereiches automatisch auf alle darin abgelegten Dokumente zu vererben. So weiss jedes Dokument eindeutig, zu welchem Arbeitsbereich und beispielsweise zu welchem Geschäftsprozess es gehört. Für Unternehmen mit hohen regulatorischen Anforderungen ist diese Art der transparenten Zuordnung sogar zwingend notwendig.
Dokumentensuche im Arbeitsraum
Möglichst wenig Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
Das bedeutet: Anwender suchen oder filtern zunächst nach Dokumenten oder dem gewünschten Ablageort, und die Verschlagwortung erfolgt anschliessend automatisch durch Kontextvererbung – vollständig ohne manuellen Aufwand.
