⬡ Entwickelt von Portal Systems AG · Microsoft 365 ECM

Shareflex — Digitale Akten & ECM für Microsoft 365

Vorgangsbasierte digitale Akten, Vertragsmanagement, Qualitätsmanagement und Eingangsrechnungsverarbeitung — vollständig integriert in Microsoft SharePoint und Microsoft 365. Compliance-sicher, revisionsfest, mandantenfähig.

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5+

Fertige Geschäftsanwendungen — sofort einsetzbar

100%

Microsoft SharePoint nativ — kein Fremdsystem

GoBD

Konform — revisionssichere Archivierung

∞

Mandantenfähig — beliebig viele Mandanten

DAS PRODUKT

Was ist Shareflex?

Shareflex ist eine Familie von fertigen ECM-Geschäftsanwendungen auf Basis von Microsoft SharePoint und Microsoft 365. Während Microsoft 365 eine leistungsfähige Kollaborationsplattform ist, fehlen im Standard die Werkzeuge für komplexe, compliance-relevante Geschäftsprozesse. Shareflex schliesst diese Lücke — mit vorgangsbasierten digitalen Akten, Workflows, Mandantenfähigkeit und revisionsfester Archivierung.

DAS KONZEPT

Vorgangsbasierte digitale Akten statt Ordnerchaos

In traditionellen Systemen werden Dokumente in Ordnern abgelegt — ohne Kontext, ohne Verbindung zum Geschäftsvorgang. Bei Shareflex gehört jedes Dokument zu einem Vorgang: zur Rechnung, zum Vertrag, zur Bestellung, zur Qualitätsprüfung. Der gesamte Lebenszyklus — von der Erfassung über die Prüfung bis zur Archivierung — ist in einem System abgebildet.

  • Jedes Dokument gehört zu einem definierten Vorgang
  • Integrierte Workflow Engine für Genehmigungen & Freigaben
  • Mandantenfähig — mehrere Unternehmen in einer Installation
  • Intelligente Zugriffsberechtigungen pro Vorgang & Mandant
  • GoBD-konforme, revisionsfeste Archivierung in SharePoint
  • ERP Integrationsfähigkeit
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DIE SHAREFLEX FAMILIE

Fünf fertige Geschäftsanwendungen

Jede Shareflex-Anwendung ist sofort einsetzbar und auf einem Klick erweiterbar. Alle Module laufen auf derselben SharePoint-Plattform und teilen dieselbe Metadaten-Architektur.

📁
Shareflex
Documents

Komplettlösung für vorgangsbasierendes Aktenmanagement. Belegablage aus ERP-Systemen, digitale Akten für alle Geschäftsprozesse — mandantenfähig und mit integrierter Workflow Engine.

  • Vorgänge: Angebote, Aufträge, Bestellungen, Rechnungen, Projekte, Verträge
  • Mandantenfähig — beliebig viele Mandanten
  • Integrierte Workflow Engine
  • Intelligente Zugriffsberechtigungen
  • ERP-Integration (Dynamics 365, SAP u.a.)
Zur Lösung →
📝
Shareflex
Contracts

Mandantenfähige Vertragsmanagement-Lösung. Einfache Vertragserstellung, automatische Fristenüberwachung und digitale Genehmigungsworkflows — benutzerfreundlich und effizient.

  • Dienstleistungs-, Leasing-, Miet-, Versicherungsverträge
  • Wartungs-, Kauf-, Rahmenverträge & Vertraulichkeitsvereinbarungen
  • Automatische Fristenüberwachung & Benachrichtigung
  • Digitaler Genehmigungsworkflow
Zur Lösung →
✅
Shareflex
Quality Documents

Mandantenfähige QM-Lösung für gelenkte Dokumente. Qualitätsmanagement-Dokumente lenken, QM-Handbuch einbinden, Genehmigungen und Freigaben per Workflow — normkonform nach ISO.

  • Gültige Dokumente, Dokumente in Verarbeitung & Erstellung
  • Implementierte Genehmigungs- & Freigabe-Workflows
  • Integration in vorhandenes IMS
  • Normkonform: ISO 9001, ISO 13485, ISO 14001
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🧾
Shareflex
Invoice

Vollständige Eingangsrechnungsverarbeitung mit Kreditoren-Workflow. Schnellere Zykluszeiten, erhöhte Transparenz und vollständige Integration in Ihr Finanzbuchhaltungssystem — GoBD-konform.

  • Automatische Rechnungserfassung aus E-Mail & Scan
  • Sachliche & formale Prüfung mit Workflow
  • Integration Finanzbuchhaltung & ERP
  • GoBD-konforme revisionsfeste Archivierung
Zur Lösung →
🔍
Shareflex
Quality Audit

Vollständiges Auditmanagement direkt in SharePoint. Interne und externe Audits planen, durchführen und nachverfolgen — inklusive Massnahmenverwaltung und automatischer Berichterstattung.

  • Interne Audits, Lieferantenaudits & Zertifizierungsaudits
  • Abweichungsmanagement & Massnahmenverfolgung
  • Automatische Erinnerungen & Eskalationen
  • Auditberichte & KPI-Dashboard
  • Integration mit Shareflex Quality Documents
Zur Lösung →
GEMEINSAME STÄRKEN

Was alle Shareflex-Module vereint

Alle Shareflex-Anwendungen teilen dieselbe technische Basis — und damit dieselben Stärken. Was Sie einmal lernen, gilt für alle Module.

🏢
Mandantenfähigkeit
Alle Shareflex-Module sind mandantenfähig — mehrere Unternehmen, Werke oder Standorte in einer Installation, mit strikter Datentrennung und individuellen Zugriffsrechten pro Mandant.
⚙
Integrierte Workflow Engine
Jedes Modul hat eine integrierte Workflow Engine — Genehmigungen, Freigaben, Eskalationen und Benachrichtigungen werden automatisch ausgelöst, ohne externe Tools.
🔒
Intelligente Zugriffsrechte
Zugriffsrechte werden pro Vorgang, pro Mandant und pro Rolle vergeben — automatisch, ohne manuelle SharePoint-Berechtigungsverwaltung.
📦
100% SharePoint nativ
Shareflex läuft vollständig auf Microsoft SharePoint — kein Fremdsystem, keine eigene Datenspeicherung, keine proprietäre Infrastruktur. Volle Microsoft-Kompatibilität.
🔗
ERP-Integration
Shareflex integriert sich nahtlos in ERP-Systeme — Dynamics 365, SAP und andere. Belege aus dem ERP werden automatisch in SharePoint archiviert und mit dem Vorgang verknüpft.
📋
GoBD-konforme Archivierung
Alle archivierten Dokumente sind revisionsfest, unveränderbar und GoBD-konform in SharePoint abgelegt — bereit für Steuerprüfungen, Audits und gesetzliche Anforderungen.

Information

workonline systems gmbh · Dokumentenmanagement in Microsoft 365 · DACH-Raum · 30 Jahre Erfahrung

MetaShare ist ein Produkt von Ways Sweden AB · Shareflex ist ein Produkt von Portal Systems AG · Orchestry ist ein Produkt von Orchestry Software Inc.

eMail: info@workonline.ch 

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