⬡ Entwickelt von Portal Systems AG · Shareflex Quality · Microsoft 365

Qualitätsmanagement mit Shareflex Quality Documents

Normenkonforme Dokumentenlenkung direkt in Microsoft 365 — ISO 9001, ISO 13485, IATF 16949. Shareflex Quality Documents bringt Ordnung in die Lenkung und Verwaltung Ihrer QM-Dokumente — mit Freigabe-Workflow, Prozesslandkarte und vollständigem Audit-Trail.

Demo anfragen

Frage stellen

Broschüre herunterladen

+

ISO

9001 · 13485 · IATF 16949 — normenkonform

0

Freigaben vergessen — dank automatischer Wiedervorlage

100%

Microsoft SharePoint nativ — kein Fremdsystem

360°

Audit-Trail — vollständige Document Life Cycle Historie

IN KÜRZE

Was diese Lösung leistet

Shareflex Quality Documents ist eine vorkonfigurierte Fachanwendung für die normenkonforme Dokumentenlenkung — vollständig in Microsoft 365 integriert, mit grafischer Prozesslandkarte, mehrstufigem Freigabe-Workflow und lückenlosem Audit-Trail.

🗺

QM-Cockpit & Prozesslandkarte

Einstieg über das Cockpit oder die grafische Prozesslandkarte. Alle aktuellen Dokumente, Aufgaben und Wiedervorlagen auf einen Blick — individuell konfigurierbar.

📄

Normenkonforme Dokumentenlenkung

Erstellung, Prüfung, Freigabe und Archivierung von QM-Dokumenten nach ISO 9001, ISO 13485 und IATF 16949 — mit mehrstufigem, konfigurierbarem Workflow.

⚙

Mehrstufige Freigabe-Workflows

Vordefinierte Workflows für Kenntnisnahme, Revisionierung, Rückzug und Wiedervorlage. Frei konfigurierbar pro Mandant, Prozess und Prozessgruppe.

🔍

Metadaten- & Volltextsuche

Kombinierte Suche über alle QM-Dokumente — nach Titel, Bearbeiter, Status, Norm und Volltext. Direkt aus Microsoft Teams, OneDrive oder Bing nutzbar.

📋

Vollständiger Audit-Trail

Lückenlose Dokumentation aller Versionen, Workflows und Änderungen. Das Änderungsprotokoll zeigt jeden alten und neuen Wert — nachvollziehbar für Audits und Zertifizierungen.

✅

Gesetzeskonforme Archivierung

Langzeitsichere Aufbewahrung aller Dokumentversionen, Prüf- und Freigabeinformationen — mit Microsoft Purview. Konvertierung in PDF/A möglich.

IHR NUTZEN

Was Sie konkret gewinnen

Shareflex Quality Documents bringt messbaren Nutzen — für Ihren QMB, Ihre Fachbereiche, Ihr Management und Ihre Auditoren.

01

Normenkonforme Dokumentenlenkung — ohne Aufwand

Freigabe-Workflows laufen automatisch — mehrstufig, konfigurierbar, mit vollständiger Historie. ISO 9001, ISO 13485 und IATF 16949 werden systemseitig abgebildet.

02

Kein Dokument läuft unbemerkt ab

Automatische Überwachung der Gültigkeitsdauer mit rechtzeitigen Wiedervorlagen. E-Mail-Benachrichtigungen in frei definierbaren Intervallen — kein QM-Dokument wird vergessen.

03

Mitarbeitende finden aktuelle Dokumente sofort

Über die grafische Prozesslandkarte navigieren Mitarbeitende intuitiv zu den aktuellen QM-Dokumenten ihres Bereichs — ohne Suche, ohne Systemwechsel, immer die aktuelle Version.

04

Audits — entspannt statt stressig

Vollständiger Audit-Trail, lückenlose Versionshistorie, Änderungsprotokoll — alles automatisch dokumentiert. Auditoren finden alle Nachweise auf Knopfdruck.

05

Lesebestätigungen — automatisch eingeholt

Protokollierte Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten mit Lesebestätigung. Nachweis dass alle relevanten Mitarbeitenden das Dokument zur Kenntnis genommen haben.

06

Investitionsschutz — SharePoint als Basis

Shareflex Quality Documents läuft vollständig auf Microsoft SharePoint — kein externes QM-System, keine proprietäre Infrastruktur. Erweiterbar mit Vertragsmanagement und DMS.

FUNKTIONEN

Was Shareflex Quality Documents kann

Eine vollständige Dokumentenlenkungslösung auf Microsoft SharePoint — normkonform, benutzerfreundlich und ohne grosse Schulungsaufwände einführbar.

🗺

QM-Cockpit & Prozesslandkarte

Einstieg für QMBs über das Cockpit — alle Aufgaben, Dokumente und Wiedervorlagen im Überblick. Mitarbeitende nutzen die grafische Prozesslandkarte für intuitiven Zugang zu aktuellen QM-Dokumenten.

✓Grafische Prozesslandkarte (PowerPoint-basiert)

✓Personalisierte Favoriten und Filter

✓Abwesenheiten & Stellvertretung verwalten

✓Direktlink zu Prozessmanagement-Werkzeugen

📄

Dokumentenerstellung & -verwaltung

Erstellung über Dokumentvorlagen mit automatischer Dokumentnummer. Metadaten werden automatisch in Word- und Excel-Dokumente übertragen. Volltext- und Metadatensuche über alle QM-Dokumente.

✓Erstellung aus mandantenbezogenen Vorlagen

✓Automatische Metadaten-Übertragung (Word, Excel)

✓Mitgeltende Dokumente & Anlagen verwalten

✓Multi-Format-Viewer für Dokumentenvorschau

⚙

Workflows & Freigabeprozesse

Mehrstufige, konfigurierbare Freigabe-Workflows mit Shareflex Flow. Vordefinierte Workflows für alle typischen QM-Prozesse — direkt einsetzbar und jederzeit anpassbar.

✓Kenntnisnahme mit Lesebestätigung

✓Neues Dokument beantragen

✓Revisionieren & Zurückziehen von Dokumenten

✓Wiedervorlage abgelaufener Dokumente

📋

Audit-Trail & QM-Akte

Vollständige Dokumentation des Document Life Cycle — von der Ersterstellung bis zum Rückzug. Die QM-Akte archiviert alle Versionen, Workflows und historischen Freigabedaten automatisch.

✓Änderungsprotokoll mit Alt/Neu-Vergleich

✓Stabiler, revisionsunabhängiger Dokumentenlink

✓QM-Akte mit ungültigen Dokumenten & Historie

✓Reorganisation mit Admin-Jobs möglich

🔔

Benachrichtigungen & Reporting

Tägliche kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen für Freigabeaufgaben, veröffentlichte Dokumente und Änderungsanträge. Power BI Dashboards für übersichtliche QM-Auswertungen.

✓Konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigungen

✓Erinnerungsfunktion für offene Freigabeaufgaben

✓Power BI Dashboards & Excel-Reporting

✓Flexible Auswertungen über alle Metadaten

🔒

Archivierung & Compliance

Langzeitsichere Aufbewahrung aller Dokumentversionen, Prüf- und Freigabeinformationen mit Microsoft Purview. Individuelle Berechtigungen per Regelwerk — automatisch vergeben und aktualisiert.

✓Vollständige Archivierung aller Dokumentversionen

✓Konvertierung in PDF/A möglich

✓Berechtigungen per Regelwerk (Shareflex Permissions)

✓Konfiguration über Microsoft Purview

DOKUMENT LIFE CYCLE

Der vollständige QM-Dokumentenlebenszyklus

Von der Ersterstellung bis zur gesetzeskonformen Archivierung — Shareflex Quality Documents begleitet jedes QM-Dokument durch seinen gesamten Lebenszyklus.

1

Erstellung

Aus Vorlage, automatische Dokumentnummer

2

Bearbeitung

Metadaten, Anlagen, mitgeltende Dokumente

3

Prüfung

Formale & inhaltliche Prüfung im Workflow

4

Freigabe

Mehrstufige Genehmigung, Revisionsnummer

5

Kenntnisnahme

Lesebestätigung durch Mitarbeitende

6

Archivierung

QM-Akte, vollständiger Audit-Trail

NORMKONFORMITÄT

Unterstützte Normen & Zertifizierungen

Shareflex Quality Documents ist speziell für die Anforderungen normkonformer Dokumentenlenkung entwickelt — branchenneutral und flexibel konfigurierbar.

ISO 9001

Qualitätsmanagementsysteme — Anforderungen

ISO 13485

Medizinprodukte — Qualitätsmanagementsysteme

IATF 16949

Automobilindustrie — QM-Systemanforderungen

ISO 27001

Informationssicherheits-Managementsysteme

GxP

Pharma & Life Sciences — Good Practice Anforderungen

Weitere Normen

Individuell konfigurierbar auf Basis der Shareflex ECM Plattform

QM-Dokumentenlenkung normenkonform & einfach?

Sehen Sie Shareflex Quality Documents in einer kostenlosen Demo — wir zeigen Ihnen wie es für Ihre Normen und Prozesse aussieht.

Keine Verpflichtung, keine Installation, kein Aufwand Ihrerseits.

Jetzt Termin vereinbaren

Anfrageformular