Hier die wichtigsten Unterschiede im Überblick:
Philosophisch unterschiedliche Ansätze: Microsoft 365 File-level Archiving verschiebt einzelne Dateien in eine günstigere Cold-Storage-Stufe innerhalb von SharePoint, während die restliche Site aktiv bleibt. MetaShare Orbit hingegen verwaltet die Archivierung und Löschung vollautomatisch nach organisationseigenen Regeln – archivierte Dokumente werden in einen definierten Archivbereich innerhalb SharePoint verschoben.
Automatisierung: Das ist der grösste Unterschied. MetaShare Orbit archiviert oder löscht Dokumente automatisch basierend auf Metadaten-Kombinationen und Altersregeln. Bei Microsoft ist Policy-basierte Automatisierung erst für Ende 2026 geplant – aktuell erfolgt die Archivierung manuell durch Nutzer oder per PowerShell durch Admins.
Kosten: Archivierter Speicher bei Microsoft wird zu $0.05/GB/Monat berechnet, statt $0.20/GB/Monat für aktiven SharePoint-Speicher – aber nur wenn das Tenant-Kontingent überschritten wird. MetaShare Orbit bringt keinen eigenen Speicherpreisvorteil, dafür keine Notwendigkeit eines teuren E5-Lizenz – eine Standard M365-Lizenz genügt.
Copilot & SharePoint - Suche: Microsofts Lösung verbessert die Copilot-Signalqualität und Suchergebnisse, indem veraltete Dateien aus dem aktiven Index entfernt werden. MetaShare Orbit verschiebt Dokumente in aktive SharePoint-Bibliotheken – sie bleiben weiterhin für Copilot und SharePoint durchsuchbar.
Empfehlung: Die beiden Lösungen schliessen sich nicht zwingend aus. Microsoft File-level Archiving ist ideal für reine Kosteneinsparung bei inaktivem Content und Copilot-Optimierung. MetaShare Orbit ist die bessere Wahl, wenn heute schon vollautomatische, regelbasierte Workflows mit Metadaten-Logik – inklusive Löschung – gebraucht werden.
