⬡ Entwickelt von Portal Systems AG · Shareflex Invoice · Microsoft 365

Eingangsrechnungen digital verarbeiten mit Shareflex Invoice

Schluss mit manuellem Rechnungseingang, Papierbelegen und verpassten Skontofristen. Shareflex Invoice automatisiert Ihren gesamten Kreditorenprozess — vom Rechnungseingang über KI-gestützte Erkennung und Freigabe-Workflow bis zur revisionssicheren Archivierung.

KI

Vollintegrierte Rechnungserkennung inkl. Positionsdaten

0

Verpasste Skontofristen — dank automatischer Eskalation

100%

Transparenz — Bearbeitungsstatus jederzeit einsehbar

GoBD

Rechtskonforme Archivierung — revisionssicher in SharePoint

IN KÜRZE

Was diese Lösung leistet

Shareflex Invoice unterstützt Ihr Financial Accounting entlang der gesamten Prozesskette — vom Rechnungseingang über die KI-gestützte Erkennung und den Freigabe-Workflow bis zur revisionssicheren Archivierung in SharePoint.

🤖
KI-gestützte Rechnungserkennung
Vollintegrierte AI- und regelbasierte Inhaltserkennung von Eingangsrechnungen inkl. Positionsdaten. Ob Scan oder E-Mail — Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und extrahiert.
Automatischer Freigabe-Workflow
Frei konfigurierbarer, mehrstufiger Freigabeprozess. Die Zuweisung an Rechnungsprüfer erfolgt vollautomatisch — Sachbearbeiter, Genehmiger und Buchhalter erhalten ihre Aufgaben automatisch.
Skontofristüberwachung
Eskalationsmechanismen sorgen dafür dass Skontofristen nie mehr verpasst werden. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen erinnern rechtzeitig an kritische Fristen.
🔗
ERP-Integration
Standardschnittstellen für die Integration in Ihr Finanzbuchhaltungssystem — SAP, Dynamics 365, und weitere. Generische Schnittstelle für individuelle ERP-Anbindungen.
📊
Vollständige Transparenz
Behalten Sie jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstatus jeder Rechnung. Automatisches Workflow-Protokoll, dynamische Listen und Power BI Reporting.
🔒
GoBD-konforme Archivierung
Revisionssichere Archivierung aller Rechnungen und Anlagen direkt in SharePoint. Langzeitsichere Aufbewahrung mit Microsoft 365 — ohne externe Archivsysteme.
IHR NUTZEN

Was Sie konkret gewinnen

Shareflex Invoice bringt messbaren Nutzen — für Ihre Buchhaltung, Ihre Kreditorenabteilung, Ihr Management und Ihre Compliance.

01
Kürzere Durchlaufzeiten
KI erkennt Rechnungsdaten automatisch, Workflows leiten Aufgaben sofort weiter. Was früher Tage dauerte, wird in Stunden erledigt — ohne manuelle Weiterleitung, ohne Liegezeiten.
02
Keine Skontofristen mehr verpassen
Automatische Eskalationsmechanismen und Fristenüberwachung sorgen dafür dass kritische Skontofristen nie mehr übersehen werden — bares Geld für Ihr Unternehmen.
03
Weniger manuelle Fehler
KI-gestützte Erkennung von Rechnungsdaten inkl. Positionsdaten eliminiert manuelle Eingabefehler. Das Vier-Augen-Prinzip wird systemseitig sichergestellt.
04
Volle Transparenz im Prozess
Jederzeit sichtbar wo welche Rechnung steht — wer prüft, wer genehmigt, was noch offen ist. Das automatische Workflow-Protokoll dokumentiert jeden Schritt lückenlos.
05
Compliance ohne Mehraufwand
GoBD-konforme Archivierung, Vier-Augen-Prinzip, vollständiges Protokoll — alles automatisch. Steuerprüfungen und Audits werden zum Routinevorgang statt zur Stresssituation.
06
Auch mobil und im Homeoffice
Microsoft 365 und SharePoint als hoch skalierbare Infrastruktur ermöglichen sicheren Zugriff von verteilten Standorten, dem Homeoffice oder mobilen Endgeräten.
FUNKTIONEN

Was Shareflex Invoice kann

Eine vollständige Lösung für digitale Eingangsrechnungsverarbeitung — von der automatischen Erkennung bis zur revisionssicheren Archivierung, nahtlos in SharePoint integriert.

🤖
Rechnungserfassung & KI

Ob als Scan, per E-Mail oder über eine generische Importschnittstelle — Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und extrahiert. Vollintegrierte AI- und regelbasierte Inhaltserkennung inkl. Positionsdaten.

KI-gestützte Erkennung inkl. Positionsdaten
Eingang per Scan, E-Mail oder Import
Benutzerfreundliche Oberfläche zur Validierung
Rollenbasierte Berechtigungen
Workflow & Freigabeprozess

Das Herzstück von Shareflex Invoice: frei konfigurierbarer, mehrstufiger Freigabeprozess. Automatische Zuweisung an Rechnungsprüfer durch intelligentes Regelwerk.

Frei konfigurierbarer Freigabeprozess
Vier- oder Mehraugenprinzip sichergestellt
Integrierte Stellvertreterregelung
Automatisches Workflow-Protokoll
Fristen & Benachrichtigungen

Skontofristen sind bares Geld — Shareflex Invoice stellt sicher dass keine Frist mehr verpasst wird. Eskalationsmechanismen und automatische Benachrichtigungen halten den Prozess in Bewegung.

Eskalationsmechanismen für Skontofristen
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen
Sammelbenachrichtigung via E-Mail
Fristüberwachung im gesamten Prozess
🔗
ERP-Integration

Nahtlose Integration in Ihr bestehendes Finanzbuchhaltungssystem. Standardschnittstellen für die gängigsten ERP-Systeme — und eine generische Schnittstelle für individuelle Anbindungen.

Standardschnittstellen für ERP-Systeme
SAP, Dynamics 365 & weitere FIBU-Systeme
Generische Schnittstelle für Rechnungsimport
Erweiterte Metadatensuche
📊
Reporting & Transparenz

Behalten Sie jederzeit den Überblick. Dynamische Listen und Filteransichten zeigen den aktuellen Bearbeitungsstatus aller Rechnungen. Power BI Dashboards für tiefgehende Auswertungen.

Dynamische Listen & Filteransichten
Power BI Dashboards & grafische Berichte
Excel-Export aller Trefferlisten
Automatisches Workflow-Protokoll
🔒
Archivierung & Compliance

Revisionssichere Archivierung aller Rechnungen und Anlagen direkt in SharePoint. Langzeitsichere Aufbewahrung mit Microsoft 365 — GoBD-konform, ohne externe Archivsysteme.

Revisionssichere Archivierung aller Rechnungen
Langzeitsichere Aufbewahrung mit M365
GoBD-konform — keine externe Infrastruktur
Rollenbasierte Zugriffsrechte
PROZESSABLAUF

Typischer Rechnungs-Workflow — so läuft es ab

Von der Digitalisierung bis zur Buchung im ERP — der vollständige Kreditorenprozess mit allen Rollen und Prozessschritten, wie er in der Praxis typischerweise abläuft.

Clearing Verteilung Sachliche Prüfung Kostenprüfung Freigabe Finale Prüfung Buchung / ERP Buchhaltung Sachbearbeiter Freigeber System / KI Scan / E-Mail Rechnungseingang Clearing Buchhaltung prüft Finale Prüfung Buchhalter prüft Buchung ERP Automatische Übergabe Verteilung Auto-Zuweisung Sachliche Prüfung Inhalt & Korrektheit Kostenprüfung Kostenstelle / Budget Genehmigung Vier-Augen-Prinzip KI-Erkennung Daten automatisch GoBD-Archivierung SharePoint revisionssicher Rückfrage mögl. Rückfrage mögl. Rückfrage mögl. Rückfrage mögl. KI-gestützt / automatisch Manueller Prozessschritt Rückfragemöglichkeit Revisionssichere Archivierung

Eingangsrechnungen endlich automatisiert?

Sehen Sie Shareflex Invoice in einer kostenlosen Demo — wir zeigen Ihnen wie es für Ihren Kreditorenprozess aussieht.

Keine Verpflichtung, keine Installation, kein Aufwand Ihrerseits.

Information

workonline systems gmbh · Dokumentenmanagement in Microsoft 365 · DACH-Raum · 30 Jahre Erfahrung

MetaShare ist ein Produkt von Ways Sweden AB · Shareflex ist ein Produkt von Portal Systems AG · Orchestry ist ein Produkt von Orchestry Software Inc.

eMail: info@workonline.ch 

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