• Einfache Anwendung: Jeder Anwender kann sich rasch selber eine Ordnerstruktur definieren ohne dabei die interne IT zu benötigen.
• Vererbung von Metadaten: Ordner können im SharePoint Metadaten haben, welche dann vererbt werden. Dies ist jedoch im standard Interface etwas kompliziert, daher wird das praktisch nicht angewendet.
• Mobilität: Ordner können mobil gemacht werden, d.h. diese werden vollautomatisch auf das lokale Laufwerk synchronisiert und man kann unterwegs ohne direkten Zugriff auf die Unternehmensablage damit arbeiten.

• Suchen und Finden: Personalisierte Ablagestrukturen sind für andere meist unübersichtlich, das dazu führt, dass Dokumente von anderen schlecht gefunden werden. Das Suchen von Dokumenten in Ordnerstrukturen ist vielfach zu schwierig und nicht zielführend.
• Skalierbarkeit: Hierarchische Ablagestrukturen sind über eine bestimmte Grenze an Struktur nicht mehr skalierbar, d.h. Geschäftsprozessablagen stossen damit rasch an Ihre Grenzen.

• Suchen und Finden: Dokumente werden viel rascher gefunden und die Einarbeitung für neue Mitarbeiter in Ablageprozesse ist sehr einfach.
• Skalierbarkeit: Die Skaliebarkeit ist praktisch unendlich.
• Geschäftsprozesse: Es wird möglich eine 360° Sicht auf alle Dokumente z.B. zu einem Geschäftsprozess zu ermöglichen, d.h. Dokumente aus unterschiedlichen Systemen werden rasch gefunden. 
• Integration: Eine einfache Integration in Umsysteme ist gegeben.

• Definitionen: Für das Anwenden einer Verschlagwortungsstruktur müssen Definitionen gemacht werden und das ist etwas Aufwand.

Fazit: Welches Ablagesystem soll angewendet werden? Nun wie aus den Vor- und Nachteilen zu ersehen ist, wäre doch eine Kombination der beiden Möglichkeiten das Beste. In nachfolgenden Beispielen sehen Sie wie sich das für den Anwender anfühlt.