Dokumentzentrische Geschäftsanwendungen mit Microsoft 365
Was fehlt dem Microsoft 365 Standard für die Umsetzung von dokumentzentrischen Geschäftsanwendungen ?
Aktenbildung (Provisioning)
Das wichtigste bei dokumentzentrischen Anwendungen ist die Aktenbildung.
Wir unterscheiden zwischen einer:
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statischen Aktenbildung
Die statische Aktenbildung bildet den Standard im Microsoft 365, in dem Webseiten mit entsprechender Struktur angelegt werden, z.B. ein Team Arbeitsraum.Die Skalierbarkeit von statischen Akten ist begrenzt, dafür ist die Aktenstruktur individuell durch den Anwender anpassbar. Eine Integration in Umsysteme ist schwierig zu bewerkstelligen.
dynamischen Aktenbildung: Die dynamische Aktenbildung
02
dynamischen Aktenbildung
Die dynamische Aktenbildung basiert auf der Verknüpfung von Metadaten und ist im Standard Benutzerinterface nicht abgebildet. Hierfür benötigt man eine entsprechende Geschäftsanwendung, welche eine Akte auf Basis von Metadaten-Beziehungen darstellt. Die Skalierbarkeit von dynamischen Akten hängt direkt von der Skalierbarkeit des SharePoint Suchdienstes ab und ist daher nahezu unbegrenzt. Eine Anpassung der Aktenstruktur ist nur durch Administratoren machbar. Dafür ist die Integration in Umsysteme extrem einfach.
Was sind die geeigneten Anwendungszwecke für statische Akten:
Teams Kommunikationsarbeitsräume
Projekt- und Prozessablagen
Organisations- und Abteilungsablagen
Migration von alten Dateiablagen
Was sind die geeigneten Anwendungszwecke für dynamische Akten:
Belegverarbeitung für ERP oder andere führende Systeme
Eingangsrechnungsverarbeitung
Vertragsmanagement
Gelenkte Dokumente im Qualitätsmanagement
Intelligente Arbeitsraumablagen
Intelligente Arbeitsraumablagen basieren auf der statischen Aktenbildung von Microsoft 365 SharePoint.
Das Produkt MetaShare erweitert den Standard Microsoft 365 mit intelligenten Funktionen wie:
Zentrales Cockpit für Arbeitsräume sowie Dokumente inkl. OneDrive
Suchen und Finden von Dokumenten über Arbeitsräume hinweg
Hybride Ablage und Verschlagwortung mit Ordnerstruktur sowie Metadaten einfach möglich
Microsoft Teams Integration
Intelligente DMS Funktionen
Einfaches Mobiles Arbeiten mit Arbeitsräumen und Dokumenten
Geschäftsakten
Digitale Geschäftsanwendungen basieren auf der dynamischen Aktenbildung und werden durch eine eigene APP im Microsoft 365 zur Verfügung gestellt. Die Apps speichern selber keine Daten. Alles wird schlussendlich im Microsoft 365 abgebildet. Meistens wird eine Synchronisation der Stamm- und Bewegungsdaten der führenden Applikation benötigt.
Die Produkte ShareFlex oder d.velop für Microsoft 365 erweitern den Standard Microsoft 365 mit intelligenten Funktionen wie:
Vorgangsorientierte dynamische Aktenbildung, z.B. für Angebote, Aufträge, Bestellungen, Rechnungen, Projekte, Verträge, etc...
Nahtlose Integration in die Prozesse der Umsysteme, kein Suchen nach Dokumentationen mehr notwendig.
Vorgangsbasiertes Suchen und Finden von Prozessdokumenten
Automatisierte Importmöglichkeiten für Stamm- und Bewegungsdaten sowie Dokumenten aus den Umsystemen.
Erweiterungen zum Microsoft 365 Standard
Sie möchten eine Präsentation und mehr über MetaShare, ShareFlex oder d.velop erfahren, dann bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen kostenlosen Termin.
