Microsoft Teams Integration
Microsoft Teams Integration mit Arbeitsräumen (Workspaces)
Microsoft Teams ist eine Zusammenarbeitsplattform mit ausgezeichneten Fähigkeiten für Telephonie, Sitzungsmanagement, Chat Kommunikation und Dokumentenmanagement. Es ist aber nicht gedacht als Langzeitablage. Dafür gibt es technische und organisatorische Gründe.
Microsoft Teams Integration mit Langzeitablagen
Denken Sie sich eine Langzeitablage z.B. einen Workspace für die Dokumentation einer bestimmten Abteilung, oder für eine Kundenakte, oder aber auch für einen Prozessworkspace. Alle Ablagen haben gemein, dass sie die gesammelte Dokumentation über einen langen Zeitraum beherbergen müssen.
In einer Abteilung z.B. gibt es mehrere Teams die an einem Projekt oder Produkt arbeiten, für diese Teams ist eine effiziente Zusammenarbeit wichtig. Aus Sicherheits- und technischen Gründen, ist es aber nicht möglich eine Kollaborationsumgebungen (Microsoft Teams) auf Basis einer Langzeitablage (Workspace) zu machen. Z.B. die Anzahl der Kanäle ist System bedingt begrenzt pro Microsoft Team und diese Grenze ist rasch erreicht.
Unser Konzept ermöglicht es mit mehreren Teams gleichzeitig zusammen zu arbeiten und dabei den vollen Zugriff auf die Dokumentationen der Langzeitablage zu haben.
In einer Abteilung z.B. gibt es mehrere Teams die an einem Projekt oder Produkt arbeiten, für diese Teams ist eine effiziente Zusammenarbeit wichtig. Aus Sicherheits- und technischen Gründen, ist es aber nicht möglich eine Kollaborationsumgebungen (Microsoft Teams) auf Basis einer Langzeitablage (Workspace) zu machen. Z.B. die Anzahl der Kanäle ist System bedingt begrenzt pro Microsoft Team und diese Grenze ist rasch erreicht.
Unser Konzept ermöglicht es mit mehreren Teams gleichzeitig zusammen zu arbeiten und dabei den vollen Zugriff auf die Dokumentationen der Langzeitablage zu haben.
Der Erstellungsprozess eines Teams ist dann wie folgt:
- Erstellen eines Teams mit Bezug auf die Langzeitablage durch ein zusätzliches Metadatenattribut. Das Team weiss zu welcher Langzeitablage (Workspace) es gehört.
- Integration der Langzeitablage direkt in das Team, um den vollumfänglichen Zugriff vom Team auf die Dokumente der Langzeitablage zu gewährleisten.
- Nach Beendigung der Teamarbeit wird der Inhalt des Teams automatisiert in die Langzeitablage migriert und das Team gelöscht.
Erstellungsprozess für Microsoft Teams für Langzeitablagen
Kollaboration mit Microsoft Team mit Langzeitablagen
Die nachfolgende Grafik beschreibt die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und einer Langzeitablage (Workspace). Um kollaborativ zusammenarbeiten zu können, werden Microsoft Teams mit Bezug auf die Abteilungsakte erstellt. Nach getaner Teamarbeit wird der gesamte Inhalt vom Team in die Langzeitablage z.B. Abteilungsakte automatisch migriert.
Skalierbarkeit Anwendung von Microsoft Teams
Wenn Sie Microsoft Teams auf eine Langzeitablage anwenden wollen und damit die Zusammenarbeit auch bei z.B. Abteilungs- oder Prozessablagen sicherstellen möchten, dann müssen Sie einen Weg finden, Microsoft Teams skalieren zu können. Microsoft Teams hat technische Grenzen, welche rasch erreicht sind, wenn Sie sich die Anwendung vorher nicht überlegen.
Automatischer Migrationsprozess
Bei der Erstellung von Teams verknüpfen wir das Team mit der Langzeitablage, damit der Inhalt des Teams nach Abschluss der Zusammenarbeit automatisch in die Langzeitablage migriert werden kann.
Zentrale Ablage
Bei einer Langzeitablage ist das Ziel, dass der gesammelte Inhalt z.B. der Projektarbeit oder Dokumentation schliesslich in eine zentrale Ablage erfolgen kann. Wir stellen sicher, dass die Inhalte aus den Microsoft Teams auch in die Ablage gespeichert werden.
Microsoft Teams Integration Langzeitablage
Microsoft Teams Anwendung mit Langzeitablagen
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