Langzeitablagen – etwa ein Workspace für die Dokumentation einer Abteilung, eine Kundenakte oder ein Prozessworkspace – haben eine gemeinsame Anforderung: Sie müssen umfangreiche Dokumentationen über einen langen Zeitraum zuverlässig vorhalten.

Innerhalb einer Abteilung arbeiten häufig mehrere Teams gleichzeitig an Projekten oder Produkten. Effiziente Zusammenarbeit ist dabei essenziell. Aus Sicherheits- und technischen Gründen ist es jedoch nicht möglich, eine Kollaborationsumgebung wie Microsoft Teams direkt auf Basis einer Langzeitablage zu betreiben. Ein wesentlicher Grund dafür ist die systembedingte Begrenzung der Kanalanzahl pro Microsoft Team, die in der Praxis schnell erreicht wird.

Unser Konzept löst dieses Problem: Es ermöglicht die gleichzeitige Zusammenarbeit mehrerer Teams mit vollständigem Zugriff auf die Dokumentation der jeweiligen Langzeitablage.

Erstellungsprozess eines Teams mit Bezug auf eine Langzeitablage

1. Team erstellen mit Workspace-Referenz – Das Team wird mit einem zusätzlichen Metadatenattribut angelegt, das die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Langzeitablage (Workspace) definiert.
2. Langzeitablage ins Team integrieren – Die Langzeitablage wird direkt in das Team eingebunden, sodass alle Teammitglieder vollständigen Zugriff auf die hinterlegten Dokumente erhalten.
3. Inhalte migrieren und Team auflösen – Nach Abschluss der Teamarbeit werden die im Team entstandenen Inhalte automatisiert in die Langzeitablage überführt und das Team anschliessend gelöscht.