Kombination von Ordnerablage und Metadaten Tagging
Hybride Ablage in Ordner und Metadaten
Hinsichtlich Wiederauffinden von Dokumenten oder deren Ablageprozess ist die Dokumentenablage in eine Ordnerstruktur eigentlich nicht sehr effizient. Im Internet gibt es praktisch nur noch die Metadatenablage (Tagging). Jeder Webshop aber auch moderne Cloud basierende Lösungen funktionieren ausschliesslich nur noch mit Verschlagwortung von Metadaten.
Es ist aber äusserst schwierig Anwender von der Ablage in Ordner und Unterordner abzubringen. Hierfür gibt es unzählige Projekte, die an diesem Thema schon gescheitert sind. Warum ist das so?
Microsoft Office SharePoint kann beide Ablagesysteme
MetaShare verbindet diese beiden Konzepte zu einer Hybriden Ablage- und Suchtechnik.
Es ist aber äusserst schwierig Anwender von der Ablage in Ordner und Unterordner abzubringen. Hierfür gibt es unzählige Projekte, die an diesem Thema schon gescheitert sind. Warum ist das so?
Microsoft Office SharePoint kann beide Ablagesysteme
- Ablage von Dokumenten in einer Ordnerstruktur aber auch
- Ablage von Dokumenten mit Verschlagwortung (Metadaten Tagging),
MetaShare verbindet diese beiden Konzepte zu einer Hybriden Ablage- und Suchtechnik.
Hybride Ablage- und Suchtechnik
MetaShare ist eine auf dem Microsoft SharePoint 365 aufgebaute Search basierende Applikation und speichert alle Daten im Standard SharePoint.
Einfache und Intuitive Filterung
Information at your Fingertipps - Suchen und Filtern von Dokumenten ist einfach mit einem Klick möglich.
Automatische Vererbung von Ordner und Metadaten
Metadaten sowie Ordnerstrukturen werden aus dem Suchkontext vererbt. D.h. man sucht ein Dokument nach bestimmten Filterkriterien und dabei werden dann beim Hochladen von Dateien alle Metadaten aus diesem Suchkontext automatisch vererbt. Das erleichtert den Verschlagwortungsaufwand enorm.
Ablage in Ordnerstruktur
Eine Ablage von Dokumenten in einer Ordnerstruktur ist möglich. Die Ordnerstruktur lässt sich ganz normal in der SharePoint Bibliothek verwalten. Die Ordnerstruktur wird als Suchkriterium angewendet. Dokumente in einer Unterstuktur werden angezeigt, das hilft, wenn man sich nicht sicher ist, in welchem Unterordner ein Dokument abgelegt worden ist.
Erweiterte Recherchemöglichkeiten
Die Möglichkeit eine hierarchische Ordnerstruktur mit Metadaten zu verknüpfen, erweitert die Ordnerablage mit flacher Tagging Funktionen.
z.B. Schaffung eines Kundenbezuges zu einer hierarchischen Ordnerablage, ist durch eine ergänzende Metadatenbeziehung zum Kundenfeld möglich.
z.B. Schaffung eines Kundenbezuges zu einer hierarchischen Ordnerablage, ist durch eine ergänzende Metadatenbeziehung zum Kundenfeld möglich.
Beispiel Kundenbezug zur einer Ordnerablage
Hybride Ablage Möglichkeiten in SharePoint.
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