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Kombination von Ordnerablage und Metadaten Tagging

Hybride Ablage in Ordner und Metadaten

Für das Wiederauffinden von Dokumenten sowie für effiziente Ablageprozesse ist eine reine Ordnerstruktur in der Regel wenig geeignet. Moderne Informationssysteme – insbesondere im Internet – setzen nahezu ausschliesslich auf Metadaten (Tagging). Webshops und zeitgemässe Cloud‑Lösungen funktionieren fast vollständig über Verschlagwortung statt über Ordnerhierarchien.

Trotzdem ist es für viele Unternehmen extrem schwierig, Anwender von der gewohnten Ablage in Ordnern und Unterordnern abzubringen. Zahlreiche Projekte sind genau an diesem Kultur- und Gewohnheitsthema gescheitert. Warum? Weil das Umdenken im täglichen Arbeiten oft als kompliziert empfunden wird und die Systeme in der Praxis meist ein Entweder‑Oder erzwingen.

Microsoft SharePoint unterstützt zwar sowohl Ordnerstrukturen als auch die metadatenbasierte Ablage, verbindet diese Konzepte jedoch nicht nahtlos miteinander. Für Anwender entsteht dadurch die Wahl zwischen zwei voneinander getrennten Ablagewelten – und keine davon ist wirklich intuitiv genug für den Alltag.

MetaShare führt beide Ansätze in einer hybriden Ablage- und Suchlösung zusammen. Dadurch profitieren Anwender von der Vertrautheit einer Ordnerstruktur, während gleichzeitig die Leistungsfähigkeit einer modernen, metadatenbasierten Suche voll erhalten bleibt.

Einfache und Intuitive Filterung
Einfache und Intuitive Filterung
Information at your Fingertipps - Suchen und Filtern von Dokumenten ist einfach mit einem Klick möglich.
Automatische Vererbung von Ordner und Metadaten
Automatische Vererbung von Ordner und Metadaten
Metadaten sowie Ordnerstrukturen werden aus dem Suchkontext vererbt. D.h. man sucht ein Dokument nach bestimmten Filterkriterien und dabei werden dann beim Hochladen von Dateien alle Metadaten aus diesem Suchkontext automatisch vererbt. Das erleichtert den Verschlagwortungsaufwand enorm.
Ablage in Ordnerstruktur
Ablage in Ordnerstruktur
Eine Ablage von Dokumenten in einer Ordnerstruktur ist möglich. Die Ordnerstruktur lässt sich ganz normal in der SharePoint Bibliothek verwalten. Die Ordnerstruktur wird als Suchkriterium angewendet. Dokumente in einer Unterstuktur werden angezeigt, das hilft, wenn man sich nicht sicher ist, in welchem Unterordner ein Dokument abgelegt worden ist.
Erweiterte Recherchemöglichkeiten
Erweiterte Recherchemöglichkeiten
Die Möglichkeit eine hierarchische Ordnerstruktur mit Metadaten zu verknüpfen, erweitert die Ordnerablage mit flacher Tagging Funktionen.
z.B. Schaffung eines Kundenbezuges zu einer hierarchischen Ordnerablage, ist durch eine ergänzende Metadatenbeziehung zum Kundenfeld möglich.
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Hybride Ablage Möglichkeiten in SharePoint.

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