Dokumentenmanagement Cockpit
Zentrale Übersicht über Arbeitsräume und Dokumente
Um im Microsoft Office 365 SharePoint etwas speichern zu können, benötigt man zuerst eine WebSiteSammlung (SiteCollection) oder wir nennen es einfach einen Arbeitsraum.
Arbeitsräume haben aber im standard SharePoint nicht die Möglichkeit, dass man diese mit Metadaten versehen kann, z.B. zu welcher Firma, Geschäftsbereich oder Prozess sie gehören. Damit ist es nicht möglich über Arbeitsräume hinweg zu suchen.
Genau das haben wir mit MetaShare geändert. Wir können nun auch Arbeitsräumen Metadaten geben und diese Metadaten dann auch auf die einzelnen Dokumente runter vererben. Damit ergibt sich die Möglichkeit, dass sich mit dem SharePoint Suchdienst ein Cockpit aufbauen lässt, indem man über Arbeitsräume hinweg nach Dokumenten suchen kann. Auch die ButtomUp Suche ist möglich, d.h. ich suche und finde ein Dokument und kann dann direkt in den entsprechend zugehörigen Arbeitsraum eintauchen und weiter arbeiten.
Arbeitsräume haben aber im standard SharePoint nicht die Möglichkeit, dass man diese mit Metadaten versehen kann, z.B. zu welcher Firma, Geschäftsbereich oder Prozess sie gehören. Damit ist es nicht möglich über Arbeitsräume hinweg zu suchen.
Genau das haben wir mit MetaShare geändert. Wir können nun auch Arbeitsräumen Metadaten geben und diese Metadaten dann auch auf die einzelnen Dokumente runter vererben. Damit ergibt sich die Möglichkeit, dass sich mit dem SharePoint Suchdienst ein Cockpit aufbauen lässt, indem man über Arbeitsräume hinweg nach Dokumenten suchen kann. Auch die ButtomUp Suche ist möglich, d.h. ich suche und finde ein Dokument und kann dann direkt in den entsprechend zugehörigen Arbeitsraum eintauchen und weiter arbeiten.
Gemeinsames Cockpit für Arbeitsräume und Dokumente
Arbeitsraumsuche
Suchen und Finden von Arbeitsräumen nach einem Begiff im Titel oder aber auch den Manager oder Firmenmetadaten wie z.B. AREA, COMPANY, BUSINESS UNIT, BUSINESS PROCESS.
Dokumentensuche
Dokumente bekommen automatisch die Metadaten des Arbeitsraumes vererbt. D.h. ein Dokument weiss zu welchem Arbeitsraum, zu welcher COMPANY oder BUSINESS UNIT es gehört.
Dokumente lassen sich Arbeitsraum übergreifend suchen, d.h. um ein Dokument zu sichten oder zu bearbeiten, muss man den Arbeitsraum wo es gespeichert wurde nicht mehr zwingend wissen. Das erhöht die Usability eines Dokumentenmanagementsystems.
Dokumente lassen sich Arbeitsraum übergreifend suchen, d.h. um ein Dokument zu sichten oder zu bearbeiten, muss man den Arbeitsraum wo es gespeichert wurde nicht mehr zwingend wissen. Das erhöht die Usability eines Dokumentenmanagementsystems.
Compliance
Unter Umständen ist es für das Unternehmen wichtig, wenn Dokumente archiviert werden, zu welchem COMPANY, BUSINESS PROCESS, etc... es gehörte. Aus regulatorischer Sichtweise sind solche Informationen meist gefordert.
DMS Cockpit für Arbeitsräume und Dokumente
Sie möchten eine Präsentation und mehr über Microsoft Office 365 DMS Cockpit erfahren, dann bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen kostenlosen Termin.
