Dokumentenmanagement Cockpit
Zentrale Übersicht über Arbeitsräume und Dokumente
Um Inhalte in Microsoft SharePoint (Office 365) speichern zu können, benötigt man zunächst eine sogenannte Website-Sammlung (Site Collection) – oder wie wir es nennen: einen Arbeitsbereich.
Standard-SharePoint bietet jedoch keine Möglichkeit, Arbeitsbereiche mit Metadaten zu versehen – etwa um anzugeben, zu welcher Firma, welchem Geschäftsbereich oder welchem Prozess sie gehören. Dadurch ist eine arbeitsbereichsübergreifende Suche nicht möglich.
Genau hier setzt MetaShare an. Mit MetaShare lassen sich Arbeitsbereiche Metadaten zuweisen, die automatisch auf die darin enthaltenen Dokumente vererbt werden. Dies eröffnet neue Möglichkeiten: Über den SharePoint-Suchdienst kann ein zentrales Cockpit aufgebaut werden, mit dem sich Dokumente über mehrere Arbeitsbereiche hinweg gezielt finden lassen.
Darüber hinaus unterstützt MetaShare auch die Bottom-up-Suche: Man sucht nach einem Dokument, findet es – und kann direkt in den zugehörigen Arbeitsbereich wechseln, um dort weiterzuarbeiten.
Gemeinsames Cockpit für Arbeitsräume und Dokumente
Arbeitsraumsuche
Dokumentensuche
Dokumente übernehmen automatisch die Metadaten des jeweiligen Arbeitsbereiches. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, zu welchem Arbeitsbereich, zu welcher Company oder Business Unit ein Dokument gehört.
Dank der einheitlichen Metadaten lassen sich Dokumente arbeitsbereichsübergreifend suchen und finden. Das bedeutet: Um ein Dokument anzusehen oder zu bearbeiten, muss man den ursprünglichen Speicherort nicht mehr kennen. Dies steigert die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz eines modernen Dokumentenmanagementsystems deutlich.
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